はじめに
この文書は、在職証明書を郵送で依頼・送付する際の添え状（送付状）の書き方とマナーをやさしく丁寧に解説します。
目的は次の通りです。
- 相手に必要な情報を正確に伝え、手続きをスムーズにする
- 書式や言い回しの例を示し、書く手間を減らす
- 郵送時の封筒や返信用封筒などのマナーを確認する
在職証明書は、住宅ローンやビザ申請、転職手続きなどで求められます。添え状は短くても大切な書類で、依頼の意図や連絡先、必要な返送方法を明確に伝えます。たとえば「在職証明書の発行をお願いします。送付先は同封の返信用封筒をご利用ください」といった一文があるだけで受け取り側の対応が楽になります。
この章では本書の目的と章構成を紹介します。続く第2章で添え状に書く基本項目を詳しく説明し、第3章・第4章で具体的な文例を示します。第5章では封筒の宛名や返信用封筒の作り方など、郵送時の注意点を取り上げます。ぜひ順にご覧ください。
添え状に書く内容
宛名
会社名・部署名・担当者名まで正確に記載します。担当者不明なら「人事ご担当者様」など役職で記載します。
差出人情報
自分の氏名（ふりがな）、住所、電話番号、メールアドレスを明記します。連絡が取りやすい情報を優先してください。
用件（発行依頼／送付の旨）
短くはっきり書きます。例：「在職証明書の発行をお願いいたします」「在職証明書を送付いたします」
使用目的
提出先名（例：金融機関名、学校名）と利用目的を具体的に書きます。目的により記載項目が変わるため重要です。
必要な期間・記載事項
在籍期間、雇用形態、役職、給与の記載要否など、必要な項目を具体的に列挙します。例：「在籍期間：20XX年X月～現職。記載事項：雇用形態、役職」
期限と返信方法
いつまでに必要かを明示し、返送方法（郵送／メール）と返信用封筒や切手の有無を記載します。
同封物の明細
身分証コピーや返信用封筒など同封物があれば、一覧で示します。
結びの挨拶・署名
依頼の場合は感謝の言葉で締め、署名（自署が望ましい）を忘れずに。
在職証明書「発行依頼」の添え状イメージ
在職証明書の発行を依頼する際の添え状は、相手に必要事項をわかりやすく伝えるための大切な文書です。ここでは配置と本文の例、書き方のポイントを丁寧にご案内します。
配置（書類の上部）
- 右上：日付、送付者の住所・氏名・連絡先
- 左上：宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 件名：中央寄せで「在職証明書発行のお願い」
本文（書き出し〜結び）
- 挨拶文：短く礼儀正しく始めます。例「いつもお世話になっております」
- 自分の所属と氏名：部署名と氏名を明記します。
- 発行依頼の趣旨：在職証明書の発行をお願いする旨を簡潔に書きます。
- 使用目的と必要記載事項：提出先や必要な記載（雇用期間・役職・勤務形態など）を具体的に挙げます。
- 返送期限：希望する期日を明記し、余裕をもって設定します。
- 返信用封筒・切手の同封：同封する旨を明記して丁寧に依頼します。
- 結びと署名：感謝の言葉で締め、氏名と連絡先を記載します。
文例（本文のみ）
いつもお世話になっております。〇〇部の山田太郎と申します。下記のとおり在職証明書の発行をお願い申し上げます。用途は住宅ローン申請のためでして、記載いただきたい事項は雇用期間・現職の役職・雇用形態です。恐れ入りますが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。返信用封筒と切手を同封しております。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名（氏名・電話番号）
各項目は簡潔に、相手が対応しやすい情報を優先して書いてください。必要記載事項や期限は特に明確にすることがポイントです。
在職証明書「送付」の添え状イメージ
形式（配置）
- 右上：送付日・自分の住所・氏名・連絡先（電話番号やメール）
- 左上：宛先（提出先の会社名・部署名・担当者名）
- 件名：『在職証明書送付の件』など簡潔に
本文の構成と書き方
- 挨拶と名乗り
- 例：「いつもお世話になっております。○○（会社名）の□□（氏名）です。」
- 送付の経緯（なぜ送るか）
- 例：「このたび、貴社ご依頼の在職証明書を作成しましたのでお送りいたします。」
- 同封物の明細
- 箇条書きで記載すると分かりやすい（例：在職証明書1通、身分証明書の写し1部など）
- 不備時の連絡依頼
- 例：「内容に不備等ございましたら、お手数ですが下記連絡先までご連絡ください。」
- 結びと署名
- 例：「何卒よろしくお願いいたします。\n（署名・氏名・連絡先）」
同封物の書き方の例
- 在職証明書 1通
- 返信用封筒 1通（必要な場合）
文例（短め）
件名：在職証明書送付の件
いつもお世話になっております。○○株式会社の□□（氏名）です。
このたびは在職証明書のご依頼をいただき、同封のとおり送付いたします。
【同封物】在職証明書 1通
内容に不備がございましたら、恐れ入りますが電話○○-○○○○-○○○○までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
○○株式会社 □□（署名）
住所：〒000-0000 ○○県○○市○○町
電話：000-0000-0000
ポイント
- 同封物は正確に数と名称を書く。
- 連絡先は必ず明記する。
- 丁寧で簡潔な文章を心がける。
郵送時のマナー（封筒・返信用封筒）
封筒の宛名の書き方
- 個人宛：氏名の後に「様」を付けます（例：山田太郎様）。はっきり読みやすく書きます。会社名や部署名も併記する場合は先に会社名、部署、氏名の順にします。
- 会社・部署宛：会社や部署に送る場合は氏名が特定しないので「御中」を使います（例：△△株式会社 △△部 御中）。個人名が分かるときは「御中」ではなく「様」を使います。
返信用封筒の準備
- 返信用封筒には自分の住所・氏名を記載します。氏名の後ろに「行」または「宛」を付けます（例：〒123-4567 東京都港区… 山田花子 行）。
- 切手を貼って同封します。相手がすぐ返送できるよう、必要な額の切手を忘れずに貼ってください。
封筒のサイズと書類の折り方
- A4の依頼書や添え状は長形3号（長3）が一般的です。書類を三つ折りにして差し込みます。
- 折る際は折り目を揃え、汚れやシワが付かないように丁寧に扱います。
その他のマナー
- 差出人（自分）の住所は封筒の左上か裏面の中央に記載します。印字ラベルを使うと見やすくなります。
- 封をする際はのりやテープでしっかり閉じ、必要なら宛名の上に透明テープを貼って雨や汚れ対策をします。
- 封筒は清潔で折れや破れのないものを使い、丁寧な文字で宛名を書くことを心がけてください。
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