はじめに
「在職証明書には会社印を押す必要がある？」
「角印と代表者印のどちらを使えばいいの？」と迷っていませんか。
勤務先から在職証明書の発行を頼まれ、書類は作成できたものの、最後に印鑑を押す段階になって、どの印鑑を選べばよいのか手が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、会社印の必要性をはじめ、角印・代表者印の使い分けや、押印が必要か迷ったときの確認方法まで、順を追って説明していきます。
在職証明書に会社印は必ず必要とは限らない？
在職証明書を提出するとき、「会社印がないと受け付けてもらえない？」「会社印を押してもらう必要がある？」と迷うことがありますよね。
ここでは、在職証明書に統一された押印ルールがあるのか、会社印が必要かどうかを判断するときに最初に確認するポイントを説明します。
会社印を押さずに提出できるのか気になる場合は、押印不要となるケースや確認方法もあわせて確認しておきましょう。
▶在職証明書は押印不要？押印廃止はいつから？会社印が必要なケースも解説
在職証明書には法律で決められた統一の押印ルールはない
在職証明書には、すべての会社が同じ印鑑を押さなければならないという法律上の統一ルールはありません。
そのため、会社印がないだけで在職証明書が無効になるわけではなく、押印が必要かどうかは提出先や会社のルールに沿って確認します。
会社印が必要かどうかは提出先の指定を最初に確認する
会社印が必要か迷ったときは、まず提出先の様式や記入要領を確認しましょう。
「押印が必要」「社印を押印」などの指定があれば、その内容に沿って会社へ発行を依頼します。
押印について記載がない場合は、提出先へ確認しておくと安心です。
在職証明書に押す会社印はどれを使えばよい？
在職証明書に押印することになったものの、「角印と代表者印のどちらを使えばいい？」「人事部長や総務部長の印鑑でも認められる？」と迷うことがありますよね。
ここでは、角印（社印）を使えるケース、代表者印が必要になるケース、権限者の印でも認められる場合について説明します。
角印と代表者印の違いだけでなく、「両方押したほうがよいのか」と迷う場合は、必要になるケースを確認しておくと安心です。
▶在職証明書に角印と代表者印の両方は必要？使い分けと確認方法を解説
角印（社印）で問題ないケース
提出先から「社印」「会社印」などと指定されている場合は、会社で社印として使用している角印を押します。
また、会社の規程で在職証明書に角印を使用すると決められている場合も、そのルールに従いましょう。
どの印鑑を使うか分からない場合は、提出先や会社の担当部署へ確認すると安心です。
代表者印（丸印）が必要になるケース
提出先から「代表者印」などと指定されている場合は、角印ではなく代表者印を使用します。
会社の規程で在職証明書に代表者印を使用すると決められている場合も、同じようにそのルールに従います。
自己判断で押印せず、指定が分からないときは事前に確認しておきましょう。
人事部長や総務部長など権限者の印でも認められる場合がある
会社によっては、人事部長や総務部長などに在職証明書の発行権限があり、その権限者の印鑑で発行できる場合があります。
ただし、提出先によって求める印鑑が異なることもあるため、会社の規程と提出先の指定を確認してから押印しましょう。
在職証明書に押す会社印を判断する手順
在職証明書に押す印鑑が分からない場合、「提出先から指定されている印鑑はある？」「指定がなければ会社で決めてよい？」と迷うことがありますよね。
ここでは、提出先の指定を確認したうえで、会社内で判断できない場合の確認方法まで順を追って説明します。
提出先から「社印」「代表者印」などの指定があるか確認する
在職証明書を作成する前に、提出先の様式や記入要領を確認し、「社印」「会社印」「代表者印」などの指定がないか確認しましょう。
指定がある場合は、自己判断で別の印鑑を押さず、求められている印鑑を使用します。
指定がなければ会社の押印規程や権限を確認する
提出先から印鑑の指定がない場合は、会社の押印規程を確認し、在職証明書に使用する印鑑や発行権限を確認します。
人事部や総務部などに発行権限が定められている場合は、会社のルールに沿って対応しましょう。
会社内で判断できない場合は提出先に確認する
会社の規程を確認しても使用する印鑑が分からない場合は、提出先へ確認すると安心です。
「社印と代表者印のどちらが必要か」「押印なしでもよいか」などを確認し、その案内に沿って在職証明書を準備しましょう。
まとめ
在職証明書に会社印が必要かどうかは、提出先によって異なります。まずは提出先の様式や案内を確認し、「社印」「代表者印」などの指定があれば、その内容に沿って会社へ発行を依頼しましょう。
指定がない場合は、会社の押印規程や発行ルールを確認して使用する印鑑を決めます。角印と代表者印のどちらを使えばよいか迷ったときも、自己判断で両方を押す必要はありません。
在職証明書をスムーズに提出するためにも、分からない点があれば提出先や会社の担当部署へ確認し、求められている方法に合わせて準備しましょう。
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