はじめに
「在職証明書の雇用期間は、入社日から現在までを書けばいい？」
「すでに退職している場合は、退職日までをどう記載すればいい？」と迷っていませんか。
会社へ在職証明書の発行を依頼したものの、雇用期間の欄を見て、入社日や退職日をどこまで正確に書くのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、在職証明書の雇用期間がどこからどこまでになるのか、在職中・退職後それぞれの書き方や記載例を順を追って説明していきます。
在職証明書の雇用期間には入社日から現在までを記載する
在職証明書で雇用期間を確認するときは、まず入社日から現在までの勤務期間をどのように記載するのかを整理しましょう。
ここでは、在職証明書で雇用期間がどのような項目として記載されるのか、在職中に入社日から現在までの期間を記載する方法について説明します。
雇用期間は在職証明書の一般的な記載項目の一つ
雇用期間は、在職証明書に記載する一般的な項目の一つです。
勤務先で雇用された日や在籍状況を確認するため、「雇用期間」や「在職期間」として記載します。
提出先の様式に欄がある場合は、その指定に沿って入社日などを記載しましょう。
在職中は入社日から現在までの期間を記載する
現在も勤務している場合は、入社日から現在までの期間を記載します。
終了日は「現在」とし、「20XX年X月X日～現在」のように記載するのが一般的です。
退職日が決まっていない場合は、実際には退職していない日を終了日として記載しないようにしましょう。
在職証明書の雇用期間の書き方と記載例
在職証明書の雇用期間は、入社日と現在の在職状況が分かるように記載します。
ここでは、在職中の雇用期間の具体的な記載例と、提出先に指定様式がある場合の対応について説明します。
「20XX年X月X日～現在」のように記載する
在職中の雇用期間は、入社日を開始日、終了日を「現在」として記載します。
たとえば、2020年4月1日に入社して現在も勤務している場合は、「2020年4月1日～現在」と記載します。
退職していない場合は、将来の退職予定日ではなく、証明書を作成する時点の在職状況を反映させましょう。
提出先に指定の様式がある場合はその書き方を優先する
提出先から在職証明書の様式や記載方法を指定されている場合は、その内容に沿って記載します。
雇用期間の開始日・終了日を記入する欄がある場合も、欄の指示に従って記入しましょう。
会社独自の様式を使う前に、提出先から指定された書類や記載項目がないか確認しておくと安心です。
「在職証明書」と「在籍証明書」のどちらを用意すればよいか迷う場合は、書類の違いや使い分けも確認しておくと安心です。
在職証明書と在籍証明書の違いは？基本的に同じなのか使い分けや確認方法を解説
退職後に雇用期間の証明を求められた場合の書き方
退職後に在職証明書などで雇用期間を証明する場合は、現在も勤務している場合とは異なり、実際に在籍していた期間を確認して記載します。
ここでは、退職後に雇用期間を証明するときの記載方法と、現在の在職証明と過去の在籍期間の証明を区別するポイントについて説明します。
入社日から退職日までの在籍期間を記載する
退職後に雇用期間を証明する場合は、実際の入社日から退職日までを記載します。
たとえば、2020年4月1日に入社し、2025年3月31日に退職した場合は、「2020年4月1日～2025年3月31日」と記載します。
すでに退職しているため、終了日は「現在」ではなく実際の退職日としましょう。
現在の在職証明と過去の在籍期間の証明を区別する
現在も勤務している場合は終了日を「現在」とし、退職後の場合は実際の退職日を記載します。
どちらも証明書を作成する時点の状況に合わせて、実際の在籍期間と内容が一致するように記載することが大切です。
まとめ
在職証明書の雇用期間を書くときは、まず現在も勤務しているのか、すでに退職しているのかを確認しましょう。
在職中であれば「入社日～現在」、退職後であれば「入社日～退職日」と記載すると、実際の在籍状況が分かりやすくなります。
ただし、提出先によって求められる書き方が異なる場合もあります。
迷ったときは自己判断で記載せず、指定の様式や必要な項目を確認してから、現在の状況に合った内容で作成・発行してもらうと安心です。
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