はじめに
この文書は、在職証明書を会社に依頼したり、発行された在職証明書を第三者へ送付したりする際に使える添え状（送付状）の書き方やテンプレートをまとめたものです。
目的
- 会社に在職証明書を発行依頼する場面（転職活動、住宅ローン、保育園申請など）で、適切な依頼文を準備できるようにします。
- 証明書を郵送や窓口に提出する際に添える正式な書面を作れるようにします。
対象となる方
- 人事担当者に書類を依頼する社員、または在職証明書の受け取り・送付を行う方。
本書の構成と使い方
- 第2章で添え状と在職証明書の役割を解説します。第3章以降で記載項目、テンプレート、注意点を順に示します。すぐに使いたい場合は、第4章の文例をコピーしてご利用ください。
利用上の注意
- 各会社や提出先の指定がある場合は、それに従ってください。個人情報の取り扱いに注意し、不要な情報は記載しないでください。
在職証明書と添え状の役割・必要性
在職証明書の役割
在職証明書は、ある人物が現在または過去にその会社に在籍していた事実を証明する公式文書です。主に転職先、金融機関、役所、学校などが本人の在職状況や勤務期間を確認するために求めます。たとえば住宅ローン申請の際、返済能力の裏付けとして提出を求められることがあります。
添え状（送付状）の役割
添え状は、在職証明書の発行依頼や郵送時に同封する案内文です。書類の目的、必要な期限、差出人の連絡先などを明確に伝えます。受け取る側が次の対応を判断しやすくなるため、誤解や手戻りを防げます。
添え状が特に有効な場面（具体例）
- 申請書類を複数同封する場合：どの書類が必要で、どれが参考資料か一目で分かります。
- 緊急の期限がある場合：提出期限と理由を明記すると優先対応されやすくなります。
- 第三者が手続きを代行する場合：代理人の氏名と関係を記載します。
まとめ（実務上のポイント）
在職証明書は事実確認のために必須になりやすく、添え状を添えると発行依頼や郵送時のやり取りが円滑になります。短く要点をまとめ、期限や連絡先を明確に記載すると相手に親切です。
添え状に記載すべき基本項目
宛名
会社名・部署・担当者名を正確に書きます。担当者が不明なときは「人事ご担当者様」などとします。
差出人
自分の氏名、所属部署、役職（あれば）、電話番号とメールなど連絡先を明記します。社内の立場が分かると処理が早くなります。
日付
文書の日付を西暦または和暦で書きます。発行日と送付日が異なる場合は送付日を記載します。
タイトル
短く目的を示します（例：「在職証明書発行依頼の件」）。採用担当や窓口が一目で分かります。
本文（構成と例）
- 挨拶と目的：簡潔に用件を述べます。例：「いつもお世話になっております。下記の通り在職証明書の発行をお願い申し上げます。」
- 依頼の詳細：証明書の種類、枚数、必要な記載事項（在職期間・職種等）を明示します。
- 期限と返送方法：いつまでに欲しいか、返送方法（郵送・メール）を具体的に書きます。
- 返信用封筒・切手：同封の有無や、切手貼付の有無を明記します。
同封書類名の記載
一緒に送る書類（申請書、身分証コピーなど）は箇条書きで明記し、チェックしやすくします。
返送先住所と連絡先
受け取り側が確実に返送できるよう、郵便番号・住所・氏名・電話番号を忘れずに記載します。
書き方のポイント
・簡潔に、伝えたい事項を箇条書きで示すと分かりやすいです。
・敬語は丁寧に保ちつつ、長文にならないようにします。
・重要事項（期限・返送先）は太字や下線で強調すると見落とされにくくなります。
添え状テンプレート・文例（Word／テキスト）
Word形式（書式あり）
宛先：
〇〇株式会社
人事部 ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇部〇〇課 〇〇（フルネーム）と申します。
このたび、下記の書類を同封いたしましたので、ご確認のうえ在職証明書の発行をお願い申し上げます。
＜同封書類＞
・在職証明書（記入用） 1通
・記入ガイド 1枚
恐れ入りますが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。
返信用封筒を同封しておりますのでご活用ください。
【返送先】
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
〇〇（氏名）
【連絡先】
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：example@example.com
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇部 〇〇課
〇〇（フルネーム・社員番号）
テキスト形式（メールやメモ用）
送付日：2025年〇月〇日
〇〇株式会社 御中
〇〇部 〇〇様
件名：在職証明書発行のお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
下記書類を同封しましたのでご確認ください。
記
・在職証明書発行依頼書 1通
・返信用封筒 1通
お手数ですが、〇月〇日までにご返送いただけますようお願い申し上げます。
敬具
〇〇（氏名・部署・連絡先）
書き換えポイント
- 〇〇や日付は必ず実際の情報に置き換えてください。
- 返送先は郵便番号・住所を正確に記載してください。
- 締め切りは余裕を持って設定すると親切です。
添え状作成の注意点・ポイント
1) 依頼内容・目的を明確に書く
はじめに何を、いつまでに、なぜ必要かを簡潔に示します。例：「保育園入園のため在職証明書が必要です。提出期限は○月○日です。」と明記すると相手の誤解を防げます。
2) 証明書の種類と用途を示す
在職証明書、在籍証明書、給与証明など、必要な書類名を正確に記します。用途（保育園・転職・住宅ローン等）を添えると適切な様式で作成してもらいやすくなります。
3) 提出期限と返送方法を明示する
提出期限は必ず記載し、返送希望日や返送手段（返信用封筒・切手同封、メール添付など）を伝えます。返信用封筒を同封すると手続きがスムーズです。
4) 丁寧な文面と挨拶を忘れない
冒頭の挨拶と最後のお願い文を定型的に入れます。「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」など礼儀正しい表現を使います。
5) 添付物の確認と署名
添付する書類（申込書・コピー等）を列挙し、必要なら自分の署名と連絡先を記載します。
6) テンプレート活用のコツ
テンプレートを使って必要項目を埋めるだけでも十分です。相手先の担当者名や会社名は必ず確認して書き換えてください。
7) チェックリスト（送付前）
・依頼内容が明確か
・期限と返送方法が書かれているか
・連絡先があるか
・添付物と返信用封筒が同封されているか
これらを守れば、相手に分かりやすく失礼のない添え状を作成できます。
在職証明書テンプレートの利用方法
ダウンロードと準備
無料のテンプレートは多く公開されています。Word形式（.docx）で入手し、社内のパソコンで開いてください。まず提出先の指定フォーマットやガイドラインを確認します。用途によって記載項目が異なるため事前確認が重要です。
記入すべき主な項目
- 申請者の氏名・生年月日
- 勤務期間（入社日と在職中なら「在職中」と明記）
- 所属部署・役職
- 雇用形態（正社員・契約社員など）
- 社員番号や連絡先（必要な場合）
- 発行日・発行者の署名・会社印
Wordでの編集手順（簡潔）
- テンプレートを保存し、編集を有効にする。2. プレースホルダーを正確な情報で置き換える。3. 会社レターヘッドやロゴを差し替える。4. 誤字脱字を確認する。
提出前の整え方
- 提出先がPDFを求める場合はWordからPDFに変換する。- 発行者の署名と会社印を忘れずに押す。- 社内規定があればそれに従う。
注意点と確認ポイント
正確な勤務期間や雇用形態を記載することが最も重要です。個人情報は必要最小限にし、発行前に人事担当者と最終確認してください。
チェックリスト
テンプレート取得・提出先確認・必要項目入力・署名・PDF化・控え保存
添え状・在職証明書テンプレート入手先
添え状や在職証明書のテンプレートは、bizocean.jpやexia.co.jpなどで無料配布されています。シンプルな雛形から用途別のテンプレートまでそろっており、初めてでも使いやすいです。
主な入手先
- bizocean.jp、exia.co.jp：無料テンプレートが豊富でダウンロードしやすい
- ブログや公式解説サイト：文例や書き方の解説があり初心者向け
- ワードやPDFテンプレート配布サービス：ファイル形式が選べて編集が簡単
選び方と使い方の基本手順
- 用途（貸与・提出先・社内保管）に合う様式を選ぶ
- Wordやテキストでダウンロードして編集する
- 氏名・部署・日付など必要項目を正確に入力する
- 個人情報が不要な箇所は削除し、保存・印刷して署名・押印する
注意点
- 提出先が指定する書式がある場合はそちらを優先する
- 最新の様式や文例か確認する
- 個人情報の取り扱いに注意し、不要な情報は記載しない
テンプレートは時間の節約になりますが、必ず中身を確認して適切に編集してください。
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