はじめに
「在職証明書を郵送するとき、添え状は必要？」
「添え状には何を書けばいいの？メールで送る場合も同じ内容で大丈夫？」と迷っていませんか。
在職証明書を会社や転職先などへ提出することになり、封筒やメールを準備していても、宛名や挨拶、同封書類の書き方が分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、そのまま使える在職証明書の添え状テンプレートをはじめ、宛名や本文の書き方、郵送するときの封筒への入れ方、メールで送る場合の文面まで紹介します。
在職証明書の添え状テンプレート
在職証明書に添え状を付ける場合は、テンプレートを使うと宛名や送付内容、差出人など必要な項目をまとめやすくなります。
ここでは、そのまま使える添え状テンプレートと、使用前に確認する項目、提出先から指定様式がある場合の対応について説明します。
在職証明書の添え状テンプレートをそのまま使う
在職証明書に添える文書は、次のテンプレートをもとに作成できます。
令和○年○月○日
○○株式会社
○○部 ○○様〒000-0000
○○県○○市○○町0-0-0
氏名：○○ ○○
電話番号：000-0000-0000在職証明書送付の件
拝啓
平素よりお世話になっております。
下記のとおり、在職証明書を送付いたします。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
在職証明書 1部
以上
日付、提出先の会社名・部署名・担当者名、差出人の住所・氏名・電話番号、在職証明書の部数を実際の内容に書き換えて使用します。
テンプレートを使う前に確認すること
テンプレートを使う前に、提出先の正式名称や部署名、担当者名、在職証明書の部数、送付日を確認します。
「○○株式会社」「○○様」などの仮の記載は実際の内容に変更し、添え状に記載した部数と同封する書類の部数が合っているかも確認しましょう。
提出先から指定様式がある場合の対応
提出先から添え状や送付書の指定様式を渡されている場合は、一般的なテンプレートではなく指定された書式を使用します。
宛名や氏名、送付書類名、部数、日付などを確認し、記入方法の案内がある場合はその内容に沿って作成しましょう。
在職証明書の添え状の書き方
在職証明書の添え状には、誰から誰へ送る書類なのか分かるように、宛先・日付・差出人を記載します。
ここでは、在職証明書の添え状に記載する項目を順に説明します。
宛先・日付・差出人を書く
添え状の上部には、提出先の会社名・部署名・担当者名、送付日、差出人の氏名を記載します。
郵送する場合は、差出人の住所や電話番号も添えましょう。
会社名は正式名称で書き、担当者名が分かる場合は「○○様」、分からない場合は「○○部 御中」とします。
在職証明書を送付する旨を書く
本文には、「下記のとおり、在職証明書を送付いたします。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。」など、送付する内容が分かる文章を記載します。
その下に「在職証明書 1部」と書いておくと、受け取る側も書類と部数を確認しやすくなります。
提出目的や期限・同封書類を記載する
提出目的や期限を伝える必要がある場合は、「○○手続きのため」「○月○日までに提出予定」など、必要な範囲で記載します。
在職証明書以外も同封する場合は書類名と部数を記載し、添え状の内容と実際の同封書類が合っているか送付前に確認しましょう。
在職証明書と一緒に送るもの
在職証明書を郵送するときは、提出先から指定された在職証明書だけでなく、返信用封筒など一緒に送るよう求められている書類がないか確認します。
ここでは、在職証明書と一緒に送るものと、添え状への記載方法について説明します。
提出先から指定された在職証明書を同封する
提出先から在職証明書を求められている場合は、指定された書式と必要部数を確認して同封します。
専用の書式がある場合はその用紙を使用し、氏名や在職期間など必要な項目が記載されているか確認してから封筒へ入れましょう。
提出先から専用の書式を指定されていない場合は、在職証明書に何を記載すればよいのか迷うこともあります。基本的な書き方や記入例を確認しておくと安心です。
▶在職証明書の例文・記入例は？書き方や記載項目を解説
返信用封筒など指定された書類を確認する
返信用封筒などの同封を求められている場合は、提出案内に沿って用意します。
返信用封筒はサイズや切手の有無、宛先の書き方を確認し、ほかにも指定された書類があれば必要な部数をそろえましょう。
同封書類を添え状に記載する
在職証明書以外の書類も送る場合は、添え状にそれぞれの書類名と部数を記載します。
封をする前に添え状の内容と実際の同封物を照らし合わせ、必要な書類がすべて入っているか確認しましょう。
在職証明書の添え状を郵送・メールで送る方法
在職証明書の添え状は、提出先から指定された方法に合わせて郵送またはメールで送ります。
ここでは、郵送するときの注意点、メールでの添付方法、提出期限に間に合わせるための送付時期について説明します。
郵送するときの封入と送付時の注意点
郵送する場合は、添え状と在職証明書をそろえ、折れや汚れが付かないように封筒へ入れます。
封筒には提出先の住所や会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載し、封をする前に宛先や同封書類に間違いがないか確認しましょう。
メールで送るときの添え状の添付方法
メールで送る場合は、添え状と在職証明書をPDF形式にして添付します。
ファイル名は「添え状_氏名.pdf」のように内容が分かる名称にし、送信前にファイルが正しく開けるか、宛先や添付内容に間違いがないか確認しましょう。
提出期限に間に合うよう送付する
提出期限が決まっている場合は、提出先へ届く日から逆算して余裕を持って送付します。
郵送では配達日数や土日祝日を考慮し、メールの場合も期限直前を避けて、書類がそろった段階で早めに送ると安心です。
在職証明書の添え状を作成するときの注意点
在職証明書の添え状を作成するときは、提出先の名称や担当者名、必要書類を確認したうえで記載します。
ここでは、添え状を作成して送付する前に確認しておきたい注意点を説明します。
提出先に合わせて宛名や必要書類を確認する
添え状を作成する前に、提出先の正式な会社名や部署名、担当者名を確認します。
担当者宛てなら「○○様」、部署宛てなら「○○部 御中」とし、在職証明書の指定書式や必要部数、ほかに提出する書類がないかも確認しておきましょう。
在職証明書に職務内容の記載を求められた場合は、「営業」「事務」などの職種名だけでよいのか、担当業務まで書くのかも確認しておきましょう。
▶在職証明書の職務内容はどう書く？記載項目や具体例を解説
提出目的や期限を必要以上に詳しく書かない
提出目的や期限を書く場合は、「○○の手続きのため」「○月○日までに提出予定」など、相手が確認するために必要な範囲で記載します。
提出に至った事情や経緯まで詳しく書かず、在職証明書を送る目的と期限が分かる程度にまとめましょう。
送付前に記載漏れや同封漏れを確認する
送付前には、添え状の宛先や日付、差出人、書類名、部数に漏れがないか確認します。
添え状に記載した書類名と部数を実際の同封物と照らし合わせ、必要な書類がすべてそろってから送付しましょう。
まとめ
在職証明書に添え状を付けるときは、提出先の正式名称や担当者名、送付日、差出人、書類名と部数を分かりやすく記載します。
テンプレートを使う場合もそのまま送らず、実際の提出先に合わせて内容を書き換え、指定の書式があればそちらを優先しましょう。
郵送とメールでは送付方法が異なりますが、どちらも宛先や書類の内容を確認し、提出期限に余裕を持って送ることが大切です。
最後に添え状と実際の書類を照らし合わせておけば、記載漏れや同封漏れを防ぎ、安心して提出できます。
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