はじめに
目的
本書は、小規模企業や人事部門が無い職場で退職願や退職届をどこに、どう提出するかをわかりやすく解説します。実務ですぐ使える手順とマナーを中心にまとめています。
対象読者
- 中小企業や個人経営の職場で働く方
- 人事専任者がいない職場に勤める方
- パート・アルバイトで退職手続きを知りたい方
本書の扱い方
各章で「提出先の判断」「対面での渡し方」「郵送の手順」「法的な期限」「受理されない場合の対処」などを順に説明します。実例を交えて具体的に示しますので、自分の状況に当てはめて読み進めてください。
注意点
労働条件や就業規則は会社ごとに異なります。まずは雇用契約書や就業規則を確認し、必要なら上司や関係者に相談して進めてください。記録を残すことをおすすめします。
退職願と退職届の基本的な違いと役割
定義と基本的な違い
- 退職願：会社に退職の意向を伝え、合意を求める「お願い」の書類です。上司や人事と話し合うために使います。承諾前なら撤回が可能なことが多いです（会社の運用に依存）。
- 退職届：自分の退職を確定的に通知する「届出」の書類です。会社が受理すると原則として撤回できません。手続きが正式に進みます。
撤回の可否（実務上のポイント）
- 退職願は話し合いの段階なので、事情を説明して撤回できることが多いです。例：家庭の事情で一時的に辞めるつもりが変わった場合。
- 退職届は受理後に撤回するとトラブルになるため、提出前に十分に確認してください。
提出のタイミングと流れの目安
- まず口頭で上司に相談し、退職願を提出する。2. 日程や引き継ぎを調整して合意が得られたら退職届を提出する。3. 受理後に退職日が正式決定します。
書き方の注意点（簡潔に）
- 日付、氏名、退職希望日、簡単な理由（任意）を明記します。社内フォーマットがあれば従ってください。
具体例を意識し、まずは上司と誠実に話すことをおすすめします。
部署がない場合の提出先の判断基準
誰に提出するか
人事部や総務部がない場合は、労働契約の解除に関する権限を持つ経営層が提出先になります。具体的には社長、代表取締役、事業主、副社長や業務執行責任者などです。支店や事業所ごとに責任者が明確なら、支店長や事業部長が窓口になります。
就業規則や社内規定の優先
就業規則や雇用契約書に提出先が指定されているときは、その指示に従ってください。規定に従うことが手続き上もっとも確実です。規定が不明確なときは、まず書面で確認を取ると安心です。
判断に迷ったときの実務手順
1) 直属の上司に相談して提出先を確認します。上司が対応できない場合は会社の代表者あてに書面で提出します。
2) 手渡しする場合は受領印やサインをもらいます。メールで送る場合は配信記録や既読確認を残します。
3) 郵送する場合は書留や配達記録のある方法を使い、到着日が分かるようにします。
具体例
- 小規模の会社：社長（代表）宛てに手渡しまたは書留で送付
- 個人事業主：事業主本人へ直接提出
- 支店がある会社：支店長へ提出（就業規則で別途定めがあればそちらを優先）
提出時の注意点
口頭だけで済ませず、必ず証拠が残る形で提出してください。誰に提出したか、提出日、方法を記録しておくと後のトラブルを防げます。
提出時の一般的な流れと手続き
1. 退職を決めたら
まず就業規則や雇用契約書を確認します。提出期限や必要な書類、手続きの流れが書かれている場合が多いです。確認後、退職願や退職届の準備に進みます。
2. 直属の上司へ申し出
通常はまず直属の上司に口頭で相談します。面談の場で退職理由と希望の退職日を伝え、書面をいつ提出するかを打ち合わせます。部署がない場合は、上司が経営層や人事へ報告することがあります。
3. 申請書の提出と承認
決めた日時に退職願（または届）を手渡しで提出します。上司や人事が受理・承認の手続きを行い、必要な場合は更に上役の承認が入ります。書面は控えを必ず受け取ってください。
4. 引継ぎと事務手続き
引継ぎ計画を作成し、業務・パスワード・備品の返却など具体的に進めます。給与や保険、年休の清算について人事と確認してください。
5. 提出後の確認事項
退職日が確定したら最終出勤日や送別の取り決めをします。口頭でのやり取りは記録に残し、重要なやり取りはメール等で確認しておくと安心です。
対面での提出方法のマナー
場所の選び方
会議室や応接室、上司の個室など、他社員の目に触れない静かな場所を選びます。周囲の雑音がないと落ち着いて話せます。たとえば会議室を短時間予約しておくと安心です。
事前の連絡と時間の取り方
いきなり渡すのではなく、事前に時間を取ってもらいます。「少しお時間よろしいですか」と丁寧に切り出し、業務に差し支えない時間帯を相談します。朝の始業後や午後の落ち着いた時間がおすすめです。
話し方と態度
顔を見て穏やかに伝えます。まず感謝の言葉を述べ、退職の意思と理由を簡潔に伝えます。姿勢は正しく、声ははっきり穏やかにします。感情的にならず冷静に話すことが大切です。
書類の手渡しの手順
退職願・退職届は基本的に手渡しします。両手で差し出し、表面を相手に向けると受け取りやすくなります。相手が受理したら控えに受領印やサインをもらいましょう。
服装・持ち物・備え
清潔感のある服装で臨みます。書類は原本と控えを用意し、必要ならメモを持っておくと安心です。
上司が不在の場合
上司がどうしても不在なら人事部に相談し、郵送や別日での面談方法を確認します。メールや置き手紙は誤解を招くため原則避け、やむを得ない場合は事前に連絡を入れてから行ってください。
郵送が必要な場合の対応方法
概要
病気やケガで出社が難しいときは、退職届や退職願を郵送することが可能です。事前に電話で直属の上司や人事に退職の意思を伝え、郵送の許可を得てください。書類を無断で送ると相手が驚くため、必ず連絡します。
事前連絡のポイント
- いつ退職したいか、理由は簡潔に伝える。
- 郵送での提出をお願いする旨を伝え、受け取り先の部署・担当者名と住所を確認する。
- 到着予定日を伝え、受領確認の方法（電話・メール）を相談する。
送付方法と証拠の残し方
- 重要書類ですので、配達記録の残る方法を使います。内容証明や簡易書留、配達記録付きの郵便がおすすめです。
- コピーを必ず保管し、発送控え（受領印や伝票番号）を残してください。
書類の準備
- 日付・氏名・退職理由（簡潔で可）・提出先明記は忘れずに。署名押印も必要です。
- 備考欄に連絡先（電話番号）を明記しておくと対応がスムーズです。
到着後の対応
- 受領連絡が来ない場合は、1週間程度経っても確認の電話を入れてください。受理状況に応じて、必要なら再送や対面での手続きを調整します。
提出期限と法律上の規定
民法上の原則
民法第627条第1項は「契約の解除は2週間の予告で効力を生ずる」と定めています。つまり、特段の合意がない場合は退職の申し出から2週間で退職が成立します。実務ではこれを基準に考えます。
就業規則や雇用契約との関係
会社の就業規則や雇用契約でより長い予告期間が定められている場合は、原則としてそれに従います。管理職や引き継ぎが必要な職務では、会社との合意で1〜3ヵ月前の通知を求められることがあります。
固定期間の契約や例外
有期契約（期間の定めがある契約）は、原則として契約期間満了まで働くことが前提です。中途で辞めたい場合は会社と協議し、合意を得る必要があります。
円満退職の実務的な目安
トラブルを避けるため、可能なら3ヵ月前に意思を伝え、就業規則に従って手続きを進めると安心です。どうしても早めたい場合は上司や人事と話し合い、引き継ぎや最終出勤日を調整してください。
退職届が受理されない場合の対処法
まず上司に伝える
退職届を受け取ってもらえないときは、まず冷静に上司と話してください。退職の意思、希望する退職日、引き継ぎの予定を簡潔に伝えます。口頭で断られても、書面（退職届）を手渡しし、受け取りを求めましょう。受け取ってもらえない場合は、その場で日時・相手の反応をメモします。
受理拒否のよくあるケースと対応
・上司が引き止める：理由を整理し、改めて意思を伝えます。必要なら上司の上司や人事にも連絡します。
・出社していない、会えない：書面を郵送するか、内容証明を検討します。
・書式や手続きの不備を理由に拒否：会社の規程を確認し、必要な形式で再提出します。
内容証明郵便の利用方法
受理されないときの有力な手段は内容証明郵便です。退職の意思と退職日を明記して郵便局から送付すると、申し出をした日時が第三者に証明されます。送付後は控えを必ず保管してください。
法律上のポイント
労働契約は原則、申し出から2週間で終了するとされています（常識的な条件下で）。そのため会社が受け取らなくても、意思表示が明確であれば退職は成立します。しかし、就業規則や契約で別の定めがある場合は確認が必要です。
実務上の注意点
退職成立後の給与や有給の清算、社会保険の手続きは確認してください。不安があるときは労働基準監督署や弁護士、自治体の相談窓口に相談します。書面や郵便の控えを保存しておくことが重要です。
パート・バイトの場合の特例
法律上の扱い
パートやアルバイトは、民法・労働基準法上で「契約期間の自由」が尊重されます。契約期間の定めがない場合は口頭で退職を伝えても法律上問題ありません。つまり、必ずしも退職届の提出が必要というわけではありません。
実務上の注意点
口頭で伝える場合でも、相手に伝わった証拠が残る方が安心です。例えば、退職の意思を伝えた日時をメモする、メールやLINEで簡潔に退職の旨を送るといった方法が有効です。
書面提出を求められた場合の対応
職場の就業規則や雇用契約書で「書面提出を求める」と明記されているときは、その規程に従います。書面の形式は会社ごとに異なりますので、総務や店長に確認して指定に合わせて提出してください。
退職日・引継ぎについて
一般的には契約で定めた期間や職場のルールに従います。急な退職を避け、業務の引継ぎやシフト調整を話し合って決めると円滑です。
トラブルになったら
受理されない、またはトラブルになるときは、まず労働相談窓口や労働基準監督署、市区町村の相談窓口に相談してください。記録（メールやメモ）があると対応がスムーズになります。
退職願の記載内容
退職願には必要な項目を分かりやすく、簡潔に書きます。以下は一般的な記載項目です。
基本項目
- 退職理由：自己都合なら「一身上の都合」と書くことが多いです。詳しい理由は口頭で伝えても差し支えありません。
- 退職日：会社が受理する日ではなく、自分が退職したい日を記載します。例：2026年3月31日
- 提出日：退職願を出した日を書きます。
- 所属・氏名：所属部署名とフルネームを明記します。
記載例（簡単）
「一身上の都合により、令和8年3月31日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。提出日 令和8年2月1日 〇〇部 山田太郎」
署名・押印
手書きで署名するのが望ましいです。押印を求められる場合は実印でなく認印で問題ないケースが多いです。
書き方の注意
- 誤字・脱字は避け、修正する場合は線で消して署名を添えると丁寧です。
- 略語や感情的な表現は避け、簡潔に書きます。
提出前の確認
コピーを1枚控えとして残し、上司と提出方法（対面・郵送）を確認してから出しましょう。
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