はじめに
「辞めた会社に源泉徴収票を発行してもらいたいけれど、メールでどうお願いすればいいの？」
「退職してから時間がたっている場合、どんな書き方なら失礼にならない？」と迷っていませんか。
転職先の年末調整や自分で確定申告をするために源泉徴収票が必要になっても、すでに退職した会社へ連絡するとなると、件名や本文に何を書けばよいのか分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、辞めた会社へ源泉徴収票の発行を依頼するときのメールの書き方や、本文に入れておきたい内容、そのまま使える例文を紹介します。
辞めた会社に源泉徴収票の発行をメールでお願いしても問題ない？
退職した会社に源泉徴収票を依頼するときは、電話ではなくメールでお願いしても問題ありません。
ここでは、退職後に源泉徴収票を依頼できることと、メールの送付先について説明します。
退職後でも源泉徴収票の発行を依頼できる
退職後でも、辞めた会社に源泉徴収票の発行を依頼できます。
年末調整や確定申告などで必要になった場合は、退職後であることを気にせず、会社へ発行をお願いしましょう。
まだ受け取っていない場合や手元にない場合も、必要になった時点で依頼できます。
依頼メールは人事・総務・給与担当者に送る
源泉徴収票の依頼メールは、給与計算や退職手続きを担当していた人事・総務・給与担当者に送ります。
担当者の連絡先が分かる場合は直接送り、分からない場合は会社の代表窓口に連絡して、担当部署を確認するとスムーズです。
源泉徴収票の発行をお願いするメールに入れる内容
源泉徴収票の発行をメールでお願いするときは、担当者が依頼内容と本人情報をすぐ確認できるように、必要事項をまとめて伝えることが大切です。
ここでは、依頼メールに入れておきたい内容を順に説明します。
件名で源泉徴収票の発行依頼だとわかるようにする
メールの件名には、「源泉徴収票発行のお願い」など、用件がひと目で分かる内容を記載します。
件名だけで発行依頼だと伝わるようにしておくと、担当者にも確認してもらいやすくなります。
氏名・退職日・在籍期間など本人を特定できる情報を書く
本文には、氏名・退職日・在籍期間など、会社側が本人を確認するために必要な情報を記載します。
同姓同名の人と間違えないよう、氏名だけでなく退職日や在籍期間もあわせて伝えておくと安心です。
送付先の住所と必要な期限を伝える
源泉徴収票を郵送してもらう場合は、郵便番号を含めた現在の住所を記載します。
年末調整や確定申告などで期限が決まっている場合は、「○月○日までに必要です」のように具体的な日付も伝えておきましょう。
源泉徴収票を受け取ったあと、転職先へいつまでに提出すればよいのか迷う場合は、提出方法や期限も確認しておきましょう。
▶転職先に源泉徴収票を提出するには？提出方法や期限・間に合わない場合の対処法を解説
辞めた会社へ源泉徴収票の発行をお願いするメール例文
辞めた会社へ源泉徴収票の発行をお願いするときは、件名と本文を簡潔にまとめ、担当者が依頼内容を確認しやすいメールにしましょう。
ここでは、件名と本文をそのまま使える基本のメール例文を紹介します。
件名と本文をそのまま使える基本のメール例文
辞めた会社へ源泉徴収票の発行をお願いする場合は、以下のように件名で用件を示し、本文に氏名・退職日・送付先を記載します。
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇年〇月〇日付で退職いたしました〇〇〇〇です。源泉徴収票が必要となりましたので、発行をお願いしたくご連絡いたしました。
お手数をおかけいたしますが、下記住所までご郵送いただけますでしょうか。
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0〇月〇日までに必要となるため、ご対応いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
源泉徴収票が届かない場合は催促メールを送る
源泉徴収票の発行を依頼したものの、しばらく待っても届かない場合は、メールで発行状況を確認しましょう。
ここでは、発行状況を確認するときの伝え方と、催促メールの例文を紹介します。
発行状況を確認するときは丁寧な表現で問い合わせる
源泉徴収票が届かない場合は、「○月○日にお願いした源泉徴収票について、現在の発行状況をご確認いただけますでしょうか」のように、前回依頼した日を添えて問い合わせます。
提出期限がある場合は具体的な日付も伝え、相手を急かすのではなく、発行状況や発送予定日を丁寧に確認しましょう。
源泉徴収票の発行を催促するときのメール例文
○○株式会社
人事部 ○○様お世話になっております。
○月○日付で退職いたしました○○です。○月○日に源泉徴収票の発行をお願いしましたが、現時点で届いていないため、発行状況を確認したくご連絡いたしました。
恐れ入りますが、現在の発行状況と発送予定日をご確認いただけますでしょうか。○月○日までに必要となるため、ご対応いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
○○ ○○
メールを送っても源泉徴収票が発行されない場合の対処法
源泉徴収票の発行をメールで依頼しても返信がない、または催促メールを送っても発行されない場合は、メール以外の方法でも状況を確認しましょう。
ここでは、メールを送っても源泉徴収票が発行されない場合の確認方法と、会社が対応しないときの相談先について説明します。
まずは電話で人事・総務などの担当部署に確認する
依頼メールや催促メールを送っても源泉徴収票が発行されない場合は、退職した会社の人事・総務などへ電話で確認します。
発行を依頼した日を伝えたうえで、メールが届いているか、手続きがどこまで進んでいるかを確認するとスムーズです。
会社が対応しない場合は税務署への相談を検討する
メールや電話で依頼しても対応してもらえない場合は、税務署への相談を検討しましょう。
源泉徴収票が交付されないときは、給与の支払者を管轄する税務署へ「源泉徴収票不交付の届出書」を提出できます。
手続きに備えて、勤務先の情報や給与額を確認できる給与明細などを用意しておくと安心です。
会社へ何度依頼しても発行されない場合は、税務署へ届け出る具体的な手続きも確認しておくと安心です。
▶源泉徴収票をもらえない場合はどうする？対処法を解説
まとめ
辞めた会社に源泉徴収票をお願いするときは、退職後でもメールで依頼できます。
氏名や退職日、送付先など必要な情報を分かりやすく伝え、担当者が確認しやすい内容にまとめることを意識しましょう。
なかなか届かない場合も、まずは発行状況を丁寧に確認し、それでも対応してもらえなければ電話で問い合わせる方法があります。
会社への連絡だけで解決しないときは税務署にも相談できるため、必要な期限に間に合うよう、できるところから早めに対応を進めてみてください。
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