はじめに
この章の目的
在職証明書について、必要な情報や作成の流れ、依頼時の注意点を分かりやすく解説します。本書は、会社が発行する側と従業員が依頼する側、双方に役立つ実用的な内容を目指しています。
在職証明書とは
在職証明書は、従業員がその会社に在籍していることを証明する書類です。氏名や役職、在籍期間などを明記し、金融機関のローン審査や賃貸契約、行政手続きなどで使います。
よく使う場面（具体例）
- 住宅ローンやカード審査の提出書類
- 賃貸契約での身元確認
- 就労ビザの申請や更新
本書の構成と使い方
各章で、記載すべき項目、文面の基本、作成手順、依頼時のポイント、注意点を順に説明します。実例やテンプレートも紹介するので、自社の様式作成や従業員への対応にそのまま使えます。まずはこの章で全体像をつかんでください。
在職証明書に入れる主な項目
はじめに
在職証明書は働いている事実を示す公的な書類です。必要な項目を漏れなく記載すると、受け取り側が確認しやすくなります。
氏名・生年月日・住所
本人確認のために必須です（例：山田太郎、1990年1月1日、東京都新宿区）。
入社年月日・在職状況
入社日や「在職中／退職日」を明記します。期間が重要な場面では正確な日付を記載してください。
所属部署・役職・雇用形態
部署名、職位（課長など）、正社員・契約社員など雇用形態を示します。
勤務日数・勤務時間・勤務形態
週の出勤日数や1日の就業時間、フレックスタイムなどを具体的に記載します。
職務内容・勤務地
担当業務を簡潔に記述します（例：営業、システム開発）。主な勤務地も明記します。
給与（月額・年収）
月額給与や年収を求められることがあります。明確に数字と単位を書いてください。
発行年月日・会社情報・発行者
発行日、会社名・所在地、代表者または発行者の役職名・氏名を記載し、会社印や署名を添えます。
任意で入れる項目
契約期間、出勤率、派遣元情報、備考欄など状況に応じて加えます。
注意点
個人情報が含まれるため、本人の同意を得て記載してください。日付や金額は正確に書くことが大切です。
文面・レイアウトの基本
基本の構成
在職証明書は会社独自の様式で問題ありません。一般的には上部中央にタイトル、その下か右上に発行日、続いて本文、従業員情報欄、最後に会社情報と社印を配置します。用紙はA4を標準にします。
タイトルと発行日
タイトル例：「在職証明書」。見やすく中央寄せにします。発行日は右上に「発行日：年/月/日」と記載します。
本文の書き方
簡潔に事実を述べます。例：「下記の者が当社において在職していることを証明します。」続けて雇用期間や職位、勤務形態を1〜2文で示します。敬語は統一してください。
従業員情報の配置（表形式）
表にすると見やすいです。項目例：氏名、生年月日、入社日、所属、役職、雇用形態、在職状況。必要に応じて社員番号や勤務時間を追加します。
会社情報と押印
文末に会社名、所在地、代表者名、連絡先を記載し、社印は右下に押します。代表署名を併用すると信頼度が上がります。
レイアウトの細かい点
余白は上下左右2〜3cm、フォントは明瞭なゴシックまたは明朝体、本文は10.5〜12ptが読みやすいです。箇条書きや表を使い、必要事項が一目で分かるように整えます。
作成手順（会社側で作る場合）
1. 事前準備
在職証明書の目的と提出先をまず確認します。例：住宅ローンなら金融機関、ビザ申請なら入国管理局。提出先に指定フォーマットがあれば、それに合わせます。
2. ひな形作成
自社で使う標準ひな形を作成します。会社名、住所、発行日、従業員名、入社日、現職名、業務内容、在職の有無など必要項目を含めます。給与や勤続年数の記載が必要かも明記します。
3. 申請の受付
従業員からの申請方法（メール、申請フォーム、書面）を定めます。提出時に必要な情報や本人確認書類（社員番号、身分証の写しなど）を明示します。
4. 情報確認
人事担当が従業員情報を照合し、誤字脱字や入社日などの間違いをチェックします。給与や役職の記載は社内規定に従って許可を得ます。
5. 承認と押印
上長や人事責任者の承認を得て、社印や担当者署名を押します。電子版を発行する場合は電子署名やPDFのパスワード保護を検討してください。
6. 交付と保管
従業員へは原本の手渡し、郵送、またはパスワード付きPDFで交付します。社内控えは一定期間（例：5年）保管し、個人情報は適切に管理します。
7. 管理と見直し
提出先の法令変更や社内ルールの改定に合わせてひな形を更新します。改訂履歴を残すと安心です。
チェックリスト（例）
- 提出先と用途を確認したか
- 必要項目がすべて入っているか
- 情報の誤りがないか
- 承認・押印が完了しているか
- 交付方法と保管が決まっているか
従業員側が依頼するときのポイント
依頼前に整理する項目
在職証明書をお願いする前に、次の点を整理してください。
– 提出先名（例：金融機関・役所・就職先）
– 使用目的（例：ローン申請、在留資格更新）
– 必要な記載項目（職種・入社日・在職期間・雇用形態など）
– 必要部数と提出期限
これらを明確に伝えると担当者の作業が早く進みます。
依頼の方法と例文
メールか社内申請フォームで依頼します。口頭より記録が残る方法が望ましいです。
例文：
「お疲れ様です。在職証明書の作成をお願いしたくご連絡しました。提出先は○○銀行、目的は住宅ローン申請です。記載は職種・入社日・在職期間で、部数は原本1部と写し2部、提出期限は○月○日です。可能でしたら○月○日までにご準備いただけますと助かります。よろしくお願いいたします。」
受け取りと確認
受け取ったら必ず以下を確認してください：提出先名・氏名表記・日付・押印の有無・記載漏れ。誤りがあれば早めに修正を依頼します。
よくあるトラブルと対処
- 期限が短い：早めに担当に理由を伝え、優先依頼を依頼します。
- 記載不足：どの項目が必要か提出先の例示を添えて再依頼します。
- 部数が足りない：追加部数を依頼して発送方法を指定します。
よくある注意点
在職証明書を作るときに注意する点を分かりやすくまとめます。
記載範囲を限定する
提出先が求める情報だけを書きます。一般的には氏名、在職期間、職位、雇用形態、勤務時間などで足ります。マイナンバー・銀行口座・健康情報・家族構成などの不要な個人情報は記載しません。例：住宅ローンなら勤務先名・在職期間・年収の確認が中心です。
日付と署名（捺印）の確認
発行日と発行者の署名または捺印を明記します。会社印の有無や担当者の連絡先も添えると、受け取り側が照会しやすくなります。
電子提出のポイント
PDFで渡す場合は、編集できない形式にします。電子署名やタイムスタンプを使い、改ざん防止と真実性を高めます。ファイル名は分かりやすく（例：在職証明_山田太郎_20251201.pdf）にします。
発行の効率化
定型テンプレートを用意し、担当者と承認フローを決めておきます。申請から発行までの目安日数（例：3営業日）を定めると、依頼者に安心感を与えます。
送付時の注意
メール送付では暗号化やパスワード付与を検討します。原本が必要な場合は郵送方法を確認し、控えを会社で保存してください。
以上を守ると、余計なトラブルを避けてスムーズに発行できます。
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