はじめに
「在職証明書を会社にお願いするとき、返信用封筒も一緒に送ったほうがいい？」
「封筒のサイズや宛名、切手はどう準備すればいい？」と迷っていませんか。
在職証明書を郵送で依頼することになり、会社から返送方法について細かな案内がないと、返信用封筒を同封するべきなのか、どの封筒を選べばよいのか分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、在職証明書に返信用封筒が必要なケースから、封筒のサイズ、宛名の書き方、切手の準備方法まで順を追って説明していきます。
在職証明書を郵送で依頼するとき返信用封筒は必要？
在職証明書を郵送で依頼し、会社からも郵送で返送してもらう場合は、返信用封筒を準備するのが基本です。
指定がある場合はその方法を優先し、案内がない場合は自己判断で送付せず、事前に会社の担当部署へ確認してから準備しましょう。
在職証明書を郵送で依頼する際に、依頼状の書き方や同封する書類についても迷っている方は、こちらも確認しておくと安心です。
▶在職証明書を郵送で依頼する方法は？依頼状の書き方や必要書類を解説
郵送で返送してもらう場合は返信用封筒を準備する
在職証明書を郵送で返送してもらう場合は、返信用封筒を依頼書類に同封しておくとスムーズです。
自宅など返送してほしい住所を記載し、必要に応じて切手も貼っておきましょう。
会社から指定がある場合は指定された方法を優先する
返信用封筒のサイズや切手、返送方法について会社から案内がある場合は、その内容に沿って準備しましょう。
あらかじめ指定を確認しておくと、返送時の手続きをスムーズに進めやすくなります。
返信用封筒について指定がない場合は会社に確認する
返信用封筒について特に案内がない場合は、郵送する前に担当部署へ確認しておくと安心です。
封筒のサイズや必要な切手、返送方法を確認してから準備すれば、料金不足などの手違いも防ぎやすくなります。
在職証明書の返信用封筒はどのサイズを選ぶ？
在職証明書の返信用封筒は、返送してもらう書類を折るか折らないかによって選ぶサイズが変わります。
会社から封筒のサイズを指定されている場合は、指定されたサイズに従って準備しましょう。
三つ折りで返送してもらうなら長形3号を選ぶ
在職証明書を三つ折りで返送してもらう場合は、A4用紙を三つ折りにして入れられる長形3号が使いやすいでしょう。
一般的な書類の郵送にもよく使われるため、返信用封筒として準備しやすいサイズです。
在職証明書を折らずに返送してほしい場合は角形2号を選ぶ
在職証明書を折らずに返送してほしい場合は、A4用紙をそのまま入れられる角形2号が向いています。
書類に折り目をつけたくないときは、こちらを選ぶとよいでしょう。
会社から封筒サイズを指定されている場合はその指示に従う
会社から返信用封筒のサイズを指定されている場合は、その案内に沿って準備しましょう。
自己判断で長形3号や角形2号を選ぶよりも、事前に会社の案内を確認しておくと安心です。
在職証明書の返信用封筒の宛名はどう書く？
在職証明書の返信用封筒は、会社から自分宛てに返送してもらうため、表面に返送先となる郵便番号・住所・氏名を記載します。
また、裏面に会社の住所や会社名を記載する必要があるのかも、あわせて整理しておくと迷わず準備できます。
表面には返送先となる自分の郵便番号・住所・氏名を書く
返信用封筒の表面には、在職証明書を返送してもらう自分の郵便番号・住所・氏名を記載します。
会社がそのまま返送できるように、住所や氏名に間違いがないか確認しておきましょう。
自分の氏名の敬称はどう書けばいい？
返信用封筒の自分の氏名には、「○○様」のように「様」を付けておくとよいでしょう。
自分宛ての封筒であっても、「行」ではなく「様」と記載して問題ありません。
返信用封筒の裏面に会社の住所や会社名を書く必要はない
返信用封筒の裏面には、基本的に会社の住所や会社名を自分で記載する必要はありません。
会社から差出人について指定されている場合は、その案内に沿って準備しましょう。
在職証明書の返信用封筒に切手はいくら貼る？
在職証明書の返信用封筒に貼る切手は、封筒と返送される在職証明書を含めた全体の重量に応じて決まります。
必要な料金を自分で判断できない場合は、封筒に返送する書類を入れた状態で郵便局へ持参し、料金を確認しましょう。
封筒と在職証明書を含めた重量に合う切手を貼る
返信用封筒には、封筒と在職証明書を合わせた重量に応じた切手を貼ります。
封筒だけではなく、実際に書類を入れた状態を想定して必要な郵便料金を確認しておきましょう。
証明書以外の書類も返送される場合は重量超過に注意する
在職証明書以外の書類も返送される場合は、その分の重量も考えて切手を用意しましょう。
書類が増えると郵便料金が変わることもあるため、料金不足にならないよう注意が必要です。
必要な料金が分からない場合は郵便局で確認する
必要な郵便料金が分からない場合は、郵便局の窓口で確認すると安心です。
返送される書類を想定した重量を確認してもらい、必要な料金に合わせて切手を用意しましょう。
在職証明書を郵送するときの切手代や郵便料金を詳しく確認したい方は、こちらも参考にしてください。
▶在職証明書を郵送するときの切手代はいくら？封筒サイズ別の郵便料金を解説
在職証明書の返信用封筒はどう折って同封する？
在職証明書を郵送で依頼するときは、会社から返送してもらう返信用封筒も送付用封筒に入れて同封します。
依頼文と返信用封筒を入れ忘れないよう、必要な書類と一緒に確認してから封をしましょう。
返信用封筒は送付用封筒に入る大きさに折ってよい
返信用封筒が送付用封筒に入らない場合は、収まる大きさに折って同封しても問題ありません。
返送するときに使いやすいよう、折り目をつけすぎないように整えて入れておきましょう。
在職証明書の依頼文と返信用封筒を一緒に入れる
在職証明書を郵送で依頼するときは、依頼文と返信用封筒を送付用封筒に一緒に入れます。
封をする前に必要なものがそろっているか確認しておくと、返信用封筒の入れ忘れを防げます。
返信用封筒を入れ忘れた・切手を貼り忘れた場合はどうする？
在職証明書の依頼書類を郵送したあとに、返信用封筒を入れ忘れたり、切手を貼り忘れたりしたことに気づく場合があります。
会社から返信用封筒や切手の追加送付を求められた場合は、指定された方法で速やかに郵送します。
まず会社へ連絡して対応方法を確認する
返信用封筒や切手を入れ忘れた場合は、まず在職証明書の発行を担当する部署へ連絡しましょう。
入れ忘れたことを伝え、追加で郵送する必要があるか確認するとスムーズです。
必要であれば返信用封筒や切手を追加で郵送する
会社から追加で送るよう案内された場合は、指定された封筒のサイズや切手の料金を確認して郵送します。
会社の案内に沿って準備すれば、在職証明書の返送もスムーズに進めてもらいやすくなります。
まとめ
在職証明書を郵送で依頼する場合は、会社が返送しやすいように返信用封筒を準備しておきましょう。
封筒のサイズや切手などに指定がある場合は、会社の案内に沿って用意すると安心です。
特に指定がなければ、返送方法に合った封筒を選び、宛名や切手を確認してから同封します。
分からないことや入れ忘れがあった場合は、会社の担当部署へ確認しながら進めましょう。
コメント