はじめに
「源泉徴収票を3年分そろえたいけど、どうやって集めればいいの？」
「前の会社の分が見つからない…もう一度もらえるのかな？」
「会社に頼んでも出してもらえなかったらどうすればいいの？」
そんなふうに、不安や疑問を感じていませんか。
源泉徴収票は、転職時の手続きや確定申告で必要になる大切な書類ですが、いざ3年分まとめて用意しようとすると、「どこに連絡すればいいのか」「自分でできることは何か」が分かりにくく、手が止まってしまいがちです。
特に、すでに退職している会社がある場合や、連絡しづらい状況だと、「このまま用意できなかったらどうしよう」と不安になりますよね。
この記事では、源泉徴収票を3年分そろえるために、まず何から始めればいいのか、会社に依頼する手順、受け取れない場合の対応までを、順番に確認できるようにまとめています。
読み進めながら、「今の自分の状況なら何をすればいいか」が自然と分かる内容になっていますので、ひとつずつ進めていきましょう。
3年分の源泉徴収票は再発行で揃えられる？
3年分の源泉徴収票は、過去に勤務していた会社へ依頼することで再発行してもらえるケースがほとんどです。
ただし、すべてのケースで確実に入手できるわけではなく、会社側の保存期間や状況によっては発行できないこともあります。
ここでは、再発行で取得できる基本的な考え方と、事前に確認しておきたい注意点を順番に見ていきます。
基本は再発行で取得できる
勤務していた会社に再発行を依頼すれば、過去3年分の源泉徴収票は原則すべて取得できます。
会社は退職後であっても源泉徴収票を再発行する義務があり、依頼から数日〜2週間程度で再発行された書類を受け取れるのが一般的です。
3年分それぞれについて、在籍していた各年の会社に対して個別に依頼すれば、その年ごとの源泉徴収票を揃えることができます。
取得できないケース
源泉徴収票は会社側に7年間の保存義務があるため、退職から7年を超えている場合はデータや書類が廃棄されており、再発行できない可能性があります。
また、会社がすでに廃業している場合や、連絡先が不明で依頼自体ができない場合も取得できません。
これらの条件に該当すると、再発行の手続き自体が成立しないため、その年の源泉徴収票は揃えられない状態になります。
源泉徴収票を3年分そろえる方法
源泉徴収票を3年分そろえるには、現在の勤務状況によって依頼先や手続きの進め方が変わります。
在職中であれば社内での申請で対応できることが多く、退職済みの場合は過去の勤務先へ直接連絡して取り寄せる流れになります。
ここでは、それぞれの状況に応じた具体的な依頼方法を順番に確認していきます。
在職中の場合の依頼方法
現在勤務している会社の総務または人事担当に対して、必要な年を指定して再発行を依頼します。
依頼時は「○年分の源泉徴収票を再発行してください」と年を明確に伝え、本人確認として社員番号や生年月日を求められた場合はその場で回答します。
社内申請が必要な場合は、再発行申請書に氏名・社員番号・対象年を記入して提出し、通常は数日〜2週間程度で紙またはPDFで受け取れます。
同一会社で3年分が対象であれば、1回の依頼でまとめて発行してもらうことができます。
退職済みの場合の依頼方法
退職した会社の人事または総務に電話またはメールで連絡し、「○年分の源泉徴収票を再発行してください」と対象年を指定して依頼します。
氏名、在籍時の部署名、入社日と退職日、生年月日を伝えて本人確認を行い、送付先の住所を指定します。
会社から申請書の提出を求められた場合は、指定された様式に記入して郵送またはメールで提出し、通常は依頼から数日〜2週間程度で自宅に郵送されます。
3年分が複数の会社にまたがる場合は、それぞれの会社に対して同じ手順で個別に依頼します。
会社からもらえない場合の対処法
会社に依頼しても源泉徴収票が届かない、そもそも連絡が取れないといった場合でも、そのまま放置する必要はありません。
状況に応じて別の手段で対応することができるため、どこに相談するか、どの書類で代用できるかを整理しておくことが重要です。
ここでは、会社対応が難しい場合の具体的な対処方法を順番に確認していきます。
連絡が取れない・対応してもらえない場合
電話やメールで連絡しても応答がない、または再発行を断られる場合は、会社の所在地を管轄する税務署に相談します。
相談時は会社名、所在地、在籍していた期間、対象年を伝えることで、税務署から会社に対して源泉徴収票の交付を指導してもらえます。
会社が応じない状態でも、税務署に連絡した時点で対応が進むケースが多く、数日〜数週間で発行につながることがあります。
税務署で相談・代替書類を用意する方法
会社から源泉徴収票を受け取れない場合は、管轄の税務署に行き、会社名、所在地、在籍期間、対象年を伝えて相談します。
そのうえで確定申告を行う場合は、給与明細や通帳の入金履歴をもとに年間の支給額と源泉徴収額を自分で計算し、申告書に記入して提出します。
税務署は提出された内容をもとに処理を行うため、源泉徴収票がなくても手続きを進めることができます。
まとめ
源泉徴収票を3年分そろえるには、まず過去に勤務していた会社へ対象年を指定して再発行を依頼することが基本です。
在職中であれば社内の総務や人事に申請し、退職済みであれば各勤務先へ個別に連絡することで、通常は数日〜2週間程度で受け取ることができます。
万が一、会社と連絡が取れない場合や対応してもらえない場合でも、税務署へ相談すれば会社への指導を受けられるほか、給与明細や通帳の入金履歴をもとに確定申告を進めることが可能です。
この記事の手順どおりに進めれば、現在の状況に合わせて必要な対応が判断でき、3年分の源泉徴収票をそろえるための行動を迷わず進めることができます。
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