はじめに
ブログの記事をどう書けばいいかわからない、記事がうまくまとまらない……というような疑問や悩みをもっていませんか？本記事は、会社を退職する際に提出する「退職願」の正しい作成方法とポイントをやさしく丁寧に解説します。
この記事の目的
退職願の意味や退職届・辞表との違い、書き方のルール、提出時のマナーまで、実務に役立つ情報を分かりやすくまとめています。初めて退職願を書く方でも不安なく準備できるように配慮しました。
こんな方におすすめ
- 退職を決めたが書き方に自信がない方
- 会社への伝え方やマナーを確認したい方
- 書式や例文を探している方
本記事で得られること
- 退職願と退職届・辞表の違いがわかる
- 実際に使える書き方と文例が手に入る
- 提出のタイミングや注意点を理解できる
各章を順に読めば、退職願の作成から提出まで迷わず進められるはずです。
退職願とは？退職届・辞表との違い
退職願とは
退職願は、働いている人が会社に「退職したい」という意思を伝え、承諾を願う書類です。提出後も会社と話し合って撤回や延期ができる場合が多く、まずは相談の意味で出す書面と考えてください。
退職届とは
退職届は、会社の承認を得た後に正式に退職を報告する書類です。内容が確定しているため、原則として撤回できません。最終出社日や引継ぎについて明記します。
辞表とは
辞表は、役員や公務員など特定の立場の人が職を辞する際に使う書類です。一般社員の退職願・届とは目的が異なり、重い意味合いを持ちます。
主な違い（ポイント）
- 意味：退職願＝意思表示と承諾のお願い、退職届＝最終報告、辞表＝役職者の辞任
- 撤回：退職願は可能性あり、退職届は原則不可
- 対象：辞表は役員・公務員など限定
提出のタイミングと使い分けの例
- まずは上司に相談し、合意が得られそうなら退職願を提出します。合意後、退職日が決まれば退職届を出します。役員や公務員は辞表を用います。
退職願の作成時の基本ルール
概要
退職願は形式的な文書です。相手に誤解なく意思を伝えるため、基本ルールを守って作成しましょう。目安を押さえれば、見た目が整い相手に伝わりやすくなります。
書式（手書き・縦書き／横書き）
基本は手書きで、縦書きが一般的です。ただし会社の慣習や指示で横書きでも問題ありません。パソコンで作成する場合は、最後に自分の署名は手書きで行うと信頼感が高まります。
用紙と封筒
白無地の便箋や白いA4用紙を使います。封筒の表には「退職願」と記載し、郵送する場合は宛名や自分の住所も忘れずに書いてください。
インク・印鑑
黒のボールペンや万年筆を使い、筆跡がはっきりするように書きましょう。シャチハタは避け、認印や三文判を使うのが一般的です。
その他の注意点
提出日はあいまいにせず記載します。理由を簡潔に書くか、会社のルールに従ってください。丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字脱字は最終確認で必ずチェックしましょう。
簡単チェックリスト
- 手書き（署名）をしたか
- 用紙・インク・封筒は適切か
- 提出日や宛先は正しいか
- 印鑑はシャチハタでないか
これらを確認すれば、失礼のない退職願が作れます。
退職願の具体的な書き方と構成
表題
用紙の一番上中央に「退職願」と大きめに記載します。見出しは簡潔にし、強調するだけで十分です。
書き出し
本文の冒頭は「私儀（しぎ）」または「私事（しじ）」と始めます。どちらも丁寧な書き出しで、私儀はやや格式高めです。
退職理由
理由は「一身上の都合により」と簡潔に書きます。詳しい事情は面談で伝えるため、本文ではシンプルにまとめます。
退職希望日・提出日
退職希望日は「年（西暦／和暦）月日」と明記します。提出日も忘れずに右上か左上に記入します。
所属部署・氏名・捺印
所属は正式な部署名で記載し、氏名は自筆で書きます。氏名の下に実印または認印を捺印してください。
宛名
宛名は会社の最高責任者の正式な役職名と氏名を敬称付きで記します（例：代表取締役社長 山田太郎 様）。
例文（簡潔）
私儀
一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
令和○年○月○日
○○株式会社 営業部 ○○ ○○（捺印）
代表取締役社長 山田太郎 様
注意点
手書きで丁寧に書くと印象が良くなります。理由を長々と書かないこと、提出前に上司に一言伝えておくことをおすすめします。
退職願の提出マナー・注意点
提出の順序
まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、その指示に従って書面（退職願）を提出します。いきなり書面を机に置くより、対面で話す方が誠意が伝わりやすいです。可能なら後任や引き継ぎの目処も用意しておくと話がスムーズに進みます。
提出時期の目安
就業規則を最優先で確認してください。一般には1か月前や2週間前の通知が多いです。業務の繁忙期やプロジェクトの区切りも考慮して、会社に負担をかけない時期を選びましょう。
封筒・書面のマナー
白封筒を使い、封は糊付けしません。封筒の表に「退職願」と明記し、社名や部署名、氏名を忘れずに書きます。書面は誤字脱字をチェックしてから提出し、控えを一部保管しておきます。
提出時の言葉と態度
簡潔で丁寧に伝えます。「お時間をいただけますか」から始め、退職の理由は前向きに述べると良いです。感情的にならず、引き継ぎの意思を示すことで印象が良くなります。
撤回・取り扱いの注意
退職願は会社が受理する前なら撤回できますが、受理後は取り消しが難しくなります。口頭で引き止められても、書面でのやり取りを確認しましょう。
その他の注意点
メールでの提出が認められている場合でも、上司へはまず口頭で伝える方法が望ましいです。周囲の社員や取引先へ伝えるタイミングは会社の指示に従い、円満退職を目指してください。
退職願のテンプレート・例文
縦書き（正式な簡潔例）
退職願
私儀
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
記
令和〇年〇月〇日
○○会社○○部
部長 ○○○○ 殿
署名（氏名）
捺印
横書き（使いやすい例）
令和〇年〇月〇日
○○株式会社
代表取締役 ○○○○ 様
私儀、
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
○○部 ○○ ○○（署名）
少し詳しい例（理由や引継ぎを短く添える）
私儀、家庭の事情により令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく存じます。退職までに担当業務の引継ぎを責任をもって行います。
■ポイント
・日付や相手名は必ず正確に記入する。
・縦書きは署名の横に捺印、横書きは署名のみでよい場合が多い。
・退職日は就業規則や上司と相談して決める。
・理由は「一身上の都合」で問題ない。個別事情を詳細に書く必要はない。
便利なツールやテンプレート
無料テンプレートの入手先
- 転職サイトや人材サービスの素材ページでは、退職願・退職届の無料テンプレートを配布していることが多いです。GoogleドキュメントやWordのテンプレートも使いやすく、印刷前の編集が簡単です。
AI生成ツールの活用法
- フレーズの言い回しや文章例をAIに作成させると時間短縮になります。まずは社内の雛形や規定に合わせて出力を編集してください。AIは参考文として使い、内容の正確さと礼儀は自分で確認することが大切です。
テンプレート利用の手順（簡潔）
- 会社に既存の様式がないか確認する
- 信頼できるテンプレートを選ぶ（社名・日付欄があるか確認）
- 自分の事情に合わせて文面を修正する
- 上司や総務に相談して早めに提出準備をする
提出前のチェックポイント
- 署名・日付の有無、印字崩れ、余白や用紙サイズ（A4等）を必ず確認してください。テンプレートは便利ですが、社内ルールと自分の言葉で調整することを忘れないでください。
よくあるQ&A
Q1: 退職理由は詳しく書く必要がありますか？
A: 基本は「一身上の都合」で十分です。理由を詳述すると話が長くなったり、不要なトラブルになることがあります。会社側から詳しい理由を求められたときは、落ち着いて簡潔に説明してください。
Q2: 退職願はパソコンで作成しても良いですか？署名はどうする？
A: パソコン作成は問題ありません。ただし最後の署名は原則として手書きが望ましいです。印鑑を押す場合は社内の慣例に従ってください。
Q3: 宛名の敬称は何が一般的ですか？
A: 社宛ての正式書類では「殿」がよく使われます。上司個人に提出する場合や堅苦しさを避けたいときは「様」も可です。ただし社内のルールを優先してください。
Q4: 提出の流れで気をつけることは？
A: まず直属の上司に口頭で伝え、その後書面を提出します。受領の有無は確認しておくと安心です。
まとめ
退職願は会社と円満に手続きを進めるための第一歩です。正しい書式やマナーを守ることで、誤解やトラブルを避けやすくなります。本書で押さえておきたいポイントを簡潔にまとめます。
- 退職の意思は明確に伝える：本文は短く、丁寧な表現にします。
- 必要な記載を忘れない：日付・宛名・本文・署名（捺印が必要な場合も）を確認します。
- 理由は簡潔に：詳細は面談で説明すると伝えると安心です。
- 提出のマナー：まず上司に直接伝え、提出後は控えを残します。
- 引き継ぎと感謝：退職前に業務引き継ぎを準備し、感謝の言葉を添えます。
テンプレートやAIツールを上手に使えば、下書き作成が楽になります。最も大切なのは誠実に対応することです。これにより、円満な退職につながります。ご不明な点は第8章のQ&Aやテンプレートを参考にしてください。
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