はじめに
本資料の目的
本資料は、退職届や退職願の取り扱い、提出後の返却、撤回の可否、退職時に会社へ返却すべき書類や備品、返却時のマナー、会社から受け取るべき重要書類について、分かりやすく解説することを目的とします。退職手続きの基本的な流れと注意点を具体的に示します。
誰に向けた内容か
これから退職を考えている方、上司や人事に伝えた後の手続きに不安がある方、退職時の書類の返却や受け取りを漏れなく行いたい方に向けています。専門用語は最小限にとどめ、具体例やチェックリストを用いて説明します。
本資料の使い方
各章を順に読むと、退職の意思表明から書類の受け渡し、必要書類の受領までの流れが把握できます。第2章以降で実務的な手順や書式例、添え状の書き方も紹介しますので、実際の退職手続きにそのまま活用できます。
注意点
会社の就業規則や雇用契約で定められた手続きが優先されます。疑問がある場合は人事部門に確認してください。
退職届・退職願の提出と返却の意味
退職届と退職願の違い
退職届は、退職の意思が確定したときに会社へ正式に提出する書類です。提出すると会社側が受理し、雇用関係の終了に向けた手続きが始まります。退職願は「退職したい」という希望を伝える段階の書類で、まだ最終決定ではない場合に使います。
提出後の扱いと返却の有無
退職届を会社が受理した後は、人事資料として保管されます。通常は返却されません。理由は、就業規則や給与計算、雇用保険の手続きなどで原本を社内で保存する必要があるためです。退職願も同様に、受理されれば社内で管理されることが多いです。
会社が返却する場合と注意点
ただし例外もあります。誤字・脱字の訂正が必要な場合や、提出方法が間違っていた場合には一時的に返却されることがあります。また、上司が受領印を押して控えを返すことはよくあります。返却を受けた場合は、理由を確認し、必要なら訂正した上で再提出してください。
提出前の準備とマナー
提出前にコピーを取っておくことをおすすめします。手渡しで出す場合は、受領印や日付をもらい控えを保管します。郵送の場合は簡易書留や配達記録を利用して、到着確認ができるようにしましょう。
退職届の撤回・返却はできるのか？
概要
退職届の撤回は、会社がまだ受理・承諾していない段階であれば認められることがあります。会社が承諾した後や退職日が到来している場合は、原則として撤回できません。撤回には会社の同意が必要です。
撤回が認められるケース
- まだ上司や人事が正式に受理していない場合
- 会社側が承諾の意思を示していない場合
具体例：口頭で相談中に提出したが、書類の処理が始まっていない場合。
承諾後は原則不可
会社が受理・引継ぎ・後任手配などを進めた後は、業務上の都合で撤回を認めない場合が多いです。会社の同意を得られれば撤回できますが、拒否される可能性が高い点に注意してください。
撤回手続きのポイント
- 早めに連絡する：決めたら速やかに上司・人事へ伝えます。
- 書面で提出する：口頭のみにせず、撤回書面（メール可）を残すと安心です。
- 証拠を残す：受領の返信や受取印をもらっておきます。
書面例（簡潔）
件名：退職届撤回のご連絡
本文：○年○月○日付で提出した退職届を撤回いたします。ご確認のうえ、受領のご返事をいただけますと幸いです。
注意点
会社が同意しない場合、退職手続きは進みます。円満に進めるために、理由を丁寧に説明し、誠意を持って対応してください。
退職時に会社へ返却すべきもの一覧
退職時に会社へ返却する物品・書類は多岐にわたります。以下をチェックリストとしてご活用ください。
書類・証明書
- 健康保険被保険者証（保険証）
- 雇用保険被保険者証や源泉徴収票（会社から受け取る物も含む）
身分証・入退室関係
- 社員証、入館証、社章
- 出退勤用カードやICタグ
会社支給の物品
- ノートパソコン、タブレット、携帯電話
- 文房具、名刺、制服、作業靴
- 通勤定期券や交通ICカード（会社負担分）
データ・業務資料
- 顧客名簿、営業リスト、報告書などの紙資料
- 社用PCやクラウド内の業務データ（論理的に削除または引き継ぎ）
その他
- 会社鍵、金庫の鍵、社用クレジットカード
- 立替金や貸与金の精算
返却時のポイント
- チェックリストを作成し、人事や直属の上司と確認してください。
- 返却したら受領印や受領書を必ずもらい、控えを保管してください。
- データは勝手に消さず、引き継ぎ方法を事前に相談してください。
返却物の送付時のマナーと添え状
送付で返却する際は、必ず添え状（送付状）を同封します。添え状は受け取る側に状況を分かりやすく伝え、丁寧な印象を残す大切な書類です。
送付前の確認
- 返却物の一覧を作成して同梱漏れを防ぎます。例えば、健康保険証、社員証、貸与品（PCや備品）など。
- 個人情報が残らないようデータや書類は確認して消去または処理します。
- 郵送方法は追跡可能な方法（書留・宅配便）を選びます。重要書類は簡易書留が安心です。
添え状の書き方（例文）
- 冒頭で時候の挨拶を一言入れ、在職中のお礼を述べます。遅延があればお詫びを短く添えます。
- 本文で同封物の一覧を箇条書きにします。受け取り先の部署・担当者名と送付日を明記します。
例文：
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。在職中は大変お世話になりました。下記の書類・物品を返却いたします。ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
同封品：健康保険証、社員証、ノートパソコン（貸与番号：123）
敬具
梱包・発送のマナー
- 緩衝材で保護し、破損を防ぎます。汚れや雨に備えビニールで包みます。
- 宛名は部署名・担当者名まで正確に書き、封筒に「返却品在中」と明記します。
- 発送後は追跡番号を控え、必要なら会社へ連絡します。
到着後の確認と連絡
- 到着連絡と、受領確認のお願いをメールで送ります。受領後は会社側からの確認連絡があるかどうか確認してください。
会社から受け取るべき書類
はじめに
退職時は会社からいくつかの重要書類を受け取ります。転職先の手続きや公的手続きで使うため、必ず受け取って中身を確認してください。
受け取るべき主な書類（目的と具体例）
- 雇用保険被保険者証：失業給付や雇用保険の資格確認に必要です。転職先に提出する場面があります。
- 年金手帳（または年金番号の通知）：年金記録の確認や転職先での手続きに使います。
- 源泉徴収票：前年分の給与・税金の証明です。年末調整や確定申告で必要です。
- 離職票：失業手当の申請に必要です。会社がハローワークに届出後に発行します。
- 健康保険被保険者証：退職時に会社が回収することがあります。国民健康保険に切り替える際に必要です。
受け取りのタイミングと確認方法
退職日に直接手渡しされる場合と、後日郵送される場合があります。受け取ったら氏名・期間・記載漏れがないか必ず確認してください。源泉徴収票は翌年1月末までに発行されることが多いですが、不明な点は人事・総務に問い合わせましょう。
不足・紛失時の対応
書類が届かない、内容に誤りがあるときはまず会社の担当部署へ連絡してください。源泉徴収票や離職票は再発行や訂正の手続きが可能です。急ぐ場合は郵便での送付や電子データでの交付をお願いすると良いです。
受領の証拠を残す
受け取った日時や書類名を記した受領書をもらうか、受領確認のメールを残してください。のちのトラブル防止になります。
保管の目安
重要書類は数年間保存してください。税務や年金の確認で必要になる場合があります。
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