はじめに
「契約期間満了で退職した場合、離職票の具体的事情記載欄には何と書けばいいの？」
「『契約期間満了』とだけ書けばよいのか、更新の有無まで記載する必要がある？」と迷っていませんか。
会社で離職証明書を作成するときや、届いた離職票の内容を確認するとき、契約満了の経緯をどこまで書くべきか分からず迷ってしまうこともありますよね。
この記事では、契約期間満了における具体的事情記載欄の書き方をはじめ、契約更新の状況に応じた記載例や、記入前に確認しておきたいポイントを解説します。
契約期間満了の離職票にある具体的事情記載欄の書き方は？
契約期間満了で退職した場合の具体的事情記載欄には、「契約期間が満了した」とだけ書くのではなく、契約更新について本人と会社がどのような意思を示していたのかが分かるように記載します。
ここでは、契約更新に対する本人と会社の意向ごとに、具体的事情記載欄の書き方を説明します。
契約更新を打診したが本人が更新を希望しなかった場合
会社が契約更新を打診したものの、本人が希望しなかった場合は、その経緯が伝わるように記載します。
「契約期間満了。会社から更新を打診したが、本人が希望しなかったため退職」のように、本人の意思で更新しなかったことが分かる書き方にしましょう。
本人は更新を希望したが会社が更新しなかった場合
本人が契約更新を希望していたものの、会社が更新しなかった場合は、双方の意向が分かるように記載します。
「契約期間満了。本人は更新を希望したが、会社が更新しなかったため退職」のように、会社側の判断で契約が終了したことを伝えます。
会社が更新しなかった場合、「会社都合退職になるのか」「失業手当の扱いはどうなるのか」が気になる方は、こちらも確認しておきましょう。
▶契約期間満了は会社都合になる？自己都合との違いと失業手当への影響を解説
本人と会社の双方が更新しないことを確認した場合
本人と会社の双方が更新しないことで一致していた場合は、その点が分かるように記載します。
「契約期間満了。本人と会社の双方で更新しないことを確認し、期間満了により退職」のように、一方だけの判断ではないことが伝わる書き方にします。
契約期間満了で更新の判断をしないまま終了した場合
本人と会社のどちらからも更新の希望や打診がなく、そのまま契約期間が終了した場合は、確認できる事実を記載します。
「契約期間満了。本人から更新希望の申出はなく、会社からも更新を打診せず契約終了」のように、実際の経緯に沿って記載しましょう。
契約期間満了の離職理由と具体的事情記載欄を一致させるポイント
契約期間満了の離職票を作成するときは、選択した離職理由と具体的事情記載欄の内容に食い違いがないようにすることが大切です。
ここでは、本人と会社の更新意思、契約期間と更新の経緯、離職理由との整合性という3つのポイントから説明します。
契約更新を希望したのが本人か会社かを確認する
契約更新について、本人と会社のどちらが更新を希望していたのかを確認します。
本人の申出と会社の回答を分けて整理し、どちらの判断で契約が終了したのかが分かるように記載しましょう。
双方が更新しないことで一致していた場合も、その経緯に沿って記載します。
契約期間と更新の経緯を事実に沿って記載する
雇用契約書や労働条件通知書を確認し、契約期間や更新の有無、条件などを整理します。
更新について話し合っていた場合は、本人と会社がどのような意思を示したのか、実際に確認できる経緯に沿って記載し、推測で書かないようにしましょう。
離職理由と矛盾する内容を記載しない
離職理由と具体的事情記載欄の内容に食い違いがないか確認します。
本人が更新を希望していた場合と、本人が更新を希望しなかった場合では経緯が異なるため、記入後に見比べながら、双方の更新意思が正しく反映されているか確認しましょう。
契約期間満了で離職票を書く前に確認すること
契約期間満了として離職票を作成する前に、まず契約期間と更新に関する事実を整理しておくことが大切です。
ここでは、離職票へ記載する内容を整理するために、事前に確認しておきたい3つのポイントを説明します。
雇用契約書や労働条件通知書で契約期間を確認する
雇用契約書や労働条件通知書を確認し、契約の開始日と終了日を確認します。
離職日と契約終了日にずれがないかも確認し、契約書が複数ある場合は、最後に締結した契約の内容を確認しましょう。
契約更新の有無や更新条件を確認する
雇用契約書や労働条件通知書にある「更新する場合がある」「更新しない」などの記載を確認します。
更新の判断基準が定められている場合はその条件も確認し、過去に更新している場合は、これまでの更新回数や直近の契約内容も整理しておきましょう。
本人の更新希望と会社の対応を確認する
本人が契約更新を希望していたかを確認し、それに対して会社がどのように対応したのかを整理します。
更新について話し合っていた場合は、双方が示した意思を事実に沿って確認すると、契約期間満了に至った経緯を分かりやすく記載できます。
契約期間満了の離職票で迷いやすいケース
契約期間満了で離職票を作成する場合でも、これまで契約更新を繰り返していたケースや、本人が更新を希望していたか確認できないケースでは、離職理由の判断に迷うことがあります。
ここでは、契約期間満了の離職票で特に迷いやすい3つのケースについて、確認すべきポイントを説明します。
契約更新を繰り返していた場合
契約更新を繰り返していた場合は、直近の契約だけでなく、これまでの更新回数や契約期間も確認します。
そのうえで、今回の契約満了時に本人と会社がどのような意思を示していたのかを確認し、実際の経緯に沿って記載しましょう。
何度も契約を更新している場合は、雇止めとして扱われる条件や会社からの予告が必要なのかも確認しておくと安心です。
▶契約更新を繰り返した後の雇止めとは？更新回数・雇止め予告のルールを解説
本人が更新を希望したか確認できない場合
本人の更新希望が確認できない場合は、推測で更新の意思があったと記載しないようにします。
面談記録やメールなどを確認し、明確なやり取りが残っていなければ、確認できる事実の範囲で契約満了までの経緯を記載しましょう。
契約満了と退職の事情が複数ある場合
契約満了に加えてほかの事情がある場合は、契約終了日や本人の更新希望、会社の判断などを確認し、退職までの経緯を整理します。
具体的事情記載欄には一つの事情だけを書くのではなく、離職理由と矛盾しないように実際の経緯を記載しましょう。
まとめ
契約期間満了の離職票では、本人と会社が契約更新についてどのような意思を示していたのかを確認することが大切です。
雇用契約書や面談記録、メールなどを確認し、実際の経緯に沿って記載しましょう。
判断に迷う場合は推測で書かず、確認できる事実を整理していきます。
最後に離職理由と具体的事情記載欄に食い違いがないか見直しておくと、契約満了に至った経緯が伝わりやすくなります。
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