はじめに
「源泉徴収票の原本とコピーは、どう見分ければいいの？」
「会社からPDFで届いた源泉徴収票を印刷したものは、原本として使える？」と迷っていませんか。
転職先や手続き先から源泉徴収票の提出を求められ、手元にある紙が会社から受け取ったものなのか、自分で印刷したものなのか分からず、どれを提出すればよいか迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、源泉徴収票の原本とコピーの違いや見分け方、PDFで受け取った場合や印刷した場合の扱い、提出前に確認したいポイントを整理します。
源泉徴収票の原本とコピーの違いは？
源泉徴収票の原本とコピーは、見た目がほとんど同じでも作成された経緯が異なります。
提出先によっては原本とコピーで扱いが異なる場合もあるため、まずはそれぞれがどのような書類なのかを整理しておきましょう。
原本は会社から正式に交付された源泉徴収票
原本は、勤務先が給与や源泉徴収税額などを記載し、従業員本人へ正式に交付した源泉徴収票です。
紙で交付された場合は、会社から受け取った書類そのものが原本にあたります。
自分でコピーしたものではなく、勤務先から交付されたものかどうかが判断のポイントです。
コピーは原本を複写・スキャンしたもの
コピーは、会社から交付された源泉徴収票をコピー機で複写したものや、スキャンしたデータを印刷したものです。
給与額や源泉徴収税額などの内容が同じでも、自分で原本を複製したものはコピーとして扱われます。
源泉徴収票の原本とコピーは見た目で見分けられる？
源泉徴収票の原本とコピーを、見た目だけで確実に見分けるのは難しい場合があります。
ここでは、押印の有無や印刷方法だけでは原本かコピーかを判断できない理由について説明します。
会社印や押印の有無だけでは判断できない
源泉徴収票に会社印や担当者の押印があっても、それだけで原本とは判断できません。
源泉徴収票は押印が必須ではなく、正式に交付されたものでも印鑑がない場合があります。
また、押印された書類をコピーすると印影も複写されるため、押印の有無だけで見分けるのは難しいでしょう。
カラー印刷だから原本とは限らない
源泉徴収票がカラーで印刷されていても、それだけで原本とは判断できません。
原本をカラーコピーすれば文字や印影なども近い状態で複写されるため、カラーか白黒かという見た目だけで見分けるのは難しいでしょう。
PDFや印刷した源泉徴収票は原本とコピーのどちらになる？
源泉徴収票は、紙で受け取ったものだけでなく、会社からPDFなどの電子データで交付される場合もあります。
ここでは、PDFや印刷した源泉徴収票が原本とコピーのどちらにあたるのかを整理して説明します。
会社から電子交付されたPDFは正式な源泉徴収票
勤務先から正式に電子交付されたPDFは、電子データの源泉徴収票として扱われます。
紙の源泉徴収票を自分でスキャンしたPDFとは異なり、勤務先から直接交付されたデータであることがポイントです。
電子交付されたPDFを印刷したものはどう扱われる？
勤務先から電子交付されたPDFを自分で印刷した場合、その紙は勤務先が紙で交付した原本ではありません。
正式に交付されたものはPDFの電子データであり、印刷した紙はそのデータを紙に出力したものと考えると分かりやすいでしょう。
PDFで受け取った源泉徴収票を転職先へ提出する場合は、電子データのままでよいのか、印刷が必要なのかも確認しておくと安心です。
▶源泉徴収票を転職先に提出する方法は？PDF・コピーでも大丈夫？
紙の源泉徴収票を自分でコピー・スキャンしたものはコピー
勤務先から紙で交付された源泉徴収票を自分でコピーしたものは、原本を複写したものです。
また、紙の原本をスキャンしてPDFや画像にした場合も複製データとなり、勤務先から直接電子交付されたPDFとは扱いが異なります。
源泉徴収票を年末調整で提出するときは原本とコピーのどちらが必要？
転職先の年末調整で前職の源泉徴収票を提出する場合、原本とコピーのどちらを用意すればよいのか迷うことがあります。
ここでは、年末調整で源泉徴収票を提出するときの確認ポイントを説明します。
勤務先から指定された提出方法を確認する
年末調整で前職の源泉徴収票を提出するときは、転職先の人事・総務などから案内された方法を確認しましょう。
紙での提出を求められている場合は紙で用意し、PDFなどの電子データに対応している場合は、指定された方法に沿って提出します。
コピーしかない場合は提出前に勤務先へ確認する
前職の源泉徴収票がコピーしか手元にない場合は、提出する前に転職先の人事・総務などへ確認しておくと安心です。
コピーでは受け付けてもらえない場合もあるため、その際は案内に従って必要な形式の源泉徴収票を用意しましょう。
前職から源泉徴収票を受け取っていない場合や、原本を紛失してしまった場合は、再発行を依頼する方法も確認しておきましょう。
▶前職に源泉徴収票を再発行してもらう方法は？依頼の仕方と届かないときの対処法
まとめ
源泉徴収票の原本とコピーは、見た目ではなく、勤務先からどのような形で交付されたかを確認して判断することが大切です。
紙を自分でコピー・スキャンしたものは、勤務先から直接交付されたものとは区別して考えましょう。
また、PDFで正式に電子交付される場合もあります。
年末調整などで提出するときは勤務先の案内を確認し、コピーしかない場合や提出方法に迷った場合は、人事・総務へ確認してから準備すると安心です。
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