はじめに
「退職届に身元引受人を書く欄があるけれど、必ず記入しないといけない？」
「頼める人がいない場合は、空欄のまま提出しても大丈夫？」と迷っていませんか。
会社から指定された退職届の用紙を確認したところ、本人の氏名や退職日だけでなく身元引受人の記入欄があり、家族や知人の誰に頼めばよいのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、退職届に身元引受人が必要なのか、身元引受人がいない・書けない場合はどうすればよいのか、空欄で提出したいときに会社へ何を確認すればよいのかを解説します。
退職届の身元引受人は原則として必須ではない？
退職届に身元引受人や身元保証人を書く欄があると、「引き受けてくれる人がいなければ退職できないのでは」と不安になることがあります。
ここでは、身元引受人がいない場合の退職の扱いと、身元引受人・身元保証人の役割について説明します。
身元引受人がいなくても退職はできる
身元引受人になってくれる人がいなくても、それだけを理由に退職できなくなるわけではありません。
退職届に身元引受人の記入欄があっても、必ず用意しなければならないとは限らないため、見つからない場合は会社に記入が必要か確認しましょう。
退職届でいう身元引受人・身元保証人とは何をする人？
身元引受人・身元保証人は、本人以外の連絡先や確認先として記入を求められる場合があります。
ただし、役割は会社の書式によって異なるため、特に「身元保証人」と記載されている場合は、どのような役割を求めているのか確認してから記入しましょう。
退職届に身元引受人欄が設けられている理由
会社から渡された退職届の書式に身元引受人欄があると、「なぜ退職するのに身元引受人が必要なの？」と疑問に感じることがあります。
ここでは、退職届に身元引受人欄が設けられている理由と、記入が必須かどうかを判断するときの考え方について説明します。
会社独自の書式や社内手続きとして設けられていることがある
退職届の身元引受人欄は、会社独自の書式や社内手続きとして設けられている場合があります。
記入を求める目的は会社によって異なるため、まずは記入要領や就業規則を確認し、分からない場合は人事・総務などの担当者に確認しましょう。
身元引受人欄があることと記入が必須かは分けて考える
退職届に身元引受人欄があっても、必ず記入しなければならないとは限りません。
記入要領や就業規則を確認し、必要かどうか分からない場合は、空欄で提出してもよいか人事・総務などの担当者に確認しましょう。
会社指定の退職届に身元引受人欄がある場合の対応
会社指定の退職届に身元引受人欄があると、「必ず誰かに書いてもらう必要がある？」「身元引受人を頼める人がいない場合は空欄でも提出できる？」と迷うことがあります。
こでは、会社側のルールを確認する方法と、身元引受人を記入できない場合に空欄で提出できるのかについて説明します。
まず就業規則や会社からの記入指示を確認する
会社指定の退職届に身元引受人欄がある場合は、まず就業規則や記入案内を確認しましょう。
身元引受人の記入が必要か、誰を記入するのか分からない場合は、人事・総務などの担当者に確認すると安心です。
身元引受人を記入できない場合は空欄で提出できる？
身元引受人を用意できない場合は、自己判断で空欄にせず、会社にそのまま提出できるか確認しましょう。
記入を求められた場合も、身元引受人を用意できないことを伝え、どのように対応すればよいか相談します。
身元引受人になってくれる人がいない場合はどうする？
身元引受人を頼める人がいないと、「家族や親族に無理にお願いしないと退職届を出せない？」「用意できないことを会社にそのまま伝えても大丈夫？」と不安になることがあります。
ここでは、身元引受人を頼める人がいない場合の考え方と、会社への伝え方について説明します。
家族や親族に無理に依頼する必要があるとは限らない
身元引受人を頼める人がいなくても、退職届を提出するために家族や親族へ無理に依頼する必要があるとは限りません。
会社によって扱いが異なるため、誰を記入するのか、空欄でもよいのかを確認してから対応しましょう。
身元引受人を用意できないことを会社へ伝える
身元引受人を用意できない場合は、その旨を人事・総務などの担当者へ伝え、空欄で提出できるか確認しましょう。
本人の了承を得ずに家族や第三者の氏名を記入せず、会社から案内された方法に沿って対応することが大切です。
身元引受人を書かない退職届を会社が受け取らない場合の対応
身元引受人欄を空欄にした退職届を提出した際に、会社から「身元引受人を書かないと受け取れない」と言われることがあります。
ここでは、会社が退職届を受け取らない場合に確認したい点と、退職の意思表示との関係について説明します。
退職届そのものを受け取ってもらえない場合、会社が受理しなくても退職できるのか不安になる方もいるでしょう。退職届を受け取ってもらえない場合の対応も確認しておくと安心です。
▶退職届を受け取ってもらえない場合はどうする？会社が受理しないときの対処法
身元引受人の記入が必要とされる根拠を確認する
会社から「身元引受人を書かないと退職届を受け取れない」と言われた場合は、まず就業規則や退職手続きの案内などを確認しましょう。
書面で分からない場合は、人事・総務などの担当者に、記入が必要とされる理由や根拠を確認します。
退職の意思表示と会社指定書式の不備は分けて考える
身元引受人欄が空欄であることと、本人が退職の意思を伝えることは分けて考える必要があります。
会社から書式の不備を指摘された場合は、身元引受人欄への対応を確認しながら、退職する意思や希望する退職日も明確に伝えましょう。
まとめ
退職届に身元引受人欄があっても、身元引受人を用意できないからといって、退職できないとは限りません。
まずは就業規則や記入案内を確認し、空欄でも提出できるか確かめましょう。
身元引受人が見つからない場合は、家族などへ無理に依頼せず、人事・総務へ事情を伝えて対応方法を確認すると安心です。
会社から記入を求められた場合も、退職の意思を明確に伝えながら手続きを進めましょう。
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