はじめに
「在職証明書の職務内容には、普段担当している仕事をどこまで詳しく書けばいい？」
「提出先から職務内容の記載を求められたけれど、どのような書き方なら伝わる？」と迷っていませんか。
在職証明書を会社へ発行してもらう際、勤務先や在職期間は書けても、職務内容となると「営業」「事務」などの職種名だけでよいのか、実際の担当業務まで書くのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、職務内容に記載する項目や具体的な書き方・記載例、提出先に応じて確認したいポイントまで順を追って説明していきます。
在職証明書の職務内容は提出先によって必要かどうかが変わる
在職証明書に職務内容を記載する必要があるかどうかは、提出先が求める証明内容によって異なります。
ここでは、在職証明書のフォーマットの考え方と、提出先へ確認しておきたい項目について説明します。
在職証明書に法律で決められた統一フォーマットはない
在職証明書には、法律で決められた全国共通の様式はありません。
そのため、会社の様式を使う場合もあれば、提出先が指定した書式に会社が必要事項を記入する場合もあります。
指定がない場合は、必要な項目を確認したうえで会社側が作成します。
提出先の指定様式と必要項目を最初に確認する
在職証明書を作成する前に、提出先から指定された様式がないか確認しておきましょう。
指定がある場合はその書式を使い、勤務期間や職務内容など、求められている項目を漏れなく記載します。
指定がない場合も必要な項目を確認しておくと、提出後の書き直しを防ぎやすくなります。
在職証明書の職務内容には何を書けばよい？
在職証明書の職務内容には、本人が実際に担当している仕事が分かるように、職種や所属部署、具体的な担当業務を記載します。
ここでは、職務内容に記載する項目と、具体的な書き方について説明します。
職種・所属部署・担当業務を事実に沿って記載する
職務内容には、本人の職種や所属部署、実際に担当している業務を記載します。
社内の人事情報などを確認し、証明書を作成する時点の内容と一致させることが大切です。
実際には担当していない業務や、事実と異なる職種・部署は記載しないようにしましょう。
「営業」「事務」だけでなく実際の担当業務が分かる内容にする
「営業」「事務」といった職種名だけでは、具体的な仕事内容が伝わりにくいことがあります。
そのため、日頃どのような業務を担当しているのかも記載し、提出先が本人の仕事内容を確認しやすい内容にするとよいでしょう。
在職証明書の職務内容の書き方と記載例
在職証明書の職務内容を書くときは、職種・所属部署・担当業務の順に整理すると、仕事内容を分かりやすくまとめられます。
ここでは、職務内容を整理する順番と、営業職・事務職・技術職の記載例を紹介します。
職種・所属部署・担当業務の順に整理すると書きやすい
職務内容は、「営業職」などの職種、所属部署、実際の担当業務の順に記載すると整理しやすくなります。
社内の正式な部署名と担当業務を確認したうえでまとめると、本人がどこで何を担当しているのか伝わりやすくなります。
営業職・事務職・技術職の職務内容の記載例
営業職なら「営業部に所属し、法人顧客への提案営業や既存顧客への対応を担当」、事務職なら「総務部に所属し、書類作成やデータ入力、電話対応を担当」と記載できます。
技術職の場合は「開発部に所属し、システムの設計・開発・保守を担当」など、実際の部署や業務に合わせて調整しましょう。
提出目的によって職務内容の詳しさを変える
在職証明書に記載する職務内容は、提出する目的によって求められる詳しさが異なります。
ここでは、提出目的ごとに職務内容をどこまで記載すればよいのかを説明します。
転職先への提出では現在の職務内容が分かる概要を記載する
転職先へ提出する場合は、現在の職種や所属部署、担当業務が分かる内容を記載します。
細かな作業まで書く必要はなく、指定された項目に沿って、どのような仕事を担当しているのかが伝わる範囲にまとめるとよいでしょう。
在留資格・就労ビザでは具体的な職務内容を求められることがある
在留資格や就労ビザの手続きでは、職種名だけでなく、具体的な職務内容を求められることがあります。
所属部署や実際の担当業務を記載し、提出先が指定する様式や必要項目に合わせて内容を整えましょう。
就労ビザの申請で職務内容の書き方に迷う場合は、具体的な記載方法も確認しておきましょう。
▶就労ビザの職務内容の書き方｜記載する項目や具体例を解説
住宅ローンや保育園では職務内容が不要な場合もある
住宅ローンや保育園への提出では、在職している事実や勤務状況の確認が中心となり、職務内容を求められない場合もあります。
指定様式に記入欄がなければ無理に追加せず、必要か分からない場合は提出先へ確認しておくと安心です。
提出する証明書の種類に迷う場合は、それぞれの違いを確認しておくと安心です。
▶在職証明書と就労証明書の違い｜用途や記載項目を比較
在職証明書に職務内容を記載するときの注意点
在職証明書の職務内容は、本人が実際に担当している業務を事実に沿って記載する必要があります。
ここでは、職務内容を記載するときに確認しておきたい注意点を説明します。
実際に担当していない業務は記載しない
在職証明書には、本人が実際に担当している業務を記載します。
過去の業務や同じ部署のほかの従業員が担当している仕事は含めず、作成時点の所属部署や担当業務を確認して、事実に沿った内容にしましょう。
会社独自の様式より提出先の指定項目を優先する
会社独自の様式があっても、提出先から指定された書式や項目がある場合は、その内容に沿って作成します。
職務内容などの必要な項目が漏れないよう、作成前に指定様式を確認しておくと安心です。
必要な記載内容が分からない場合は提出先へ確認する
職務内容をどこまで詳しく書けばよいか迷った場合は、事前に提出先へ確認しましょう。
職種名だけでよいのか、所属部署や担当業務まで必要なのかを確認し、求められている範囲に合わせて記載するとスムーズです。
まとめ
在職証明書の職務内容は、職種や所属部署、実際の担当業務が分かるように、事実に沿って記載することが大切です。
ただし、必要な内容は提出先や目的によって異なるため、まずは指定された様式や項目を確認しましょう。
どこまで詳しく書けばよいか迷った場合は、提出先へ確認してから作成すると安心です。
必要な範囲に合わせて記載することで、書き直しや再発行も防ぎやすくなります。
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