はじめに
「在職証明書には角印と代表者印の両方を押す必要があるの？」
「会社で発行を頼まれたけれど、どの印鑑を使えばいいか分からない」と迷っていませんか。
人事・総務担当者として在職証明書を作成するとき、提出先から押印を求められていても、角印だけでよいのか、代表者印まで必要なのか判断できず、発行手続きで手が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、角印と代表者印の違いから、両方の押印が必要になるケース、どちらを押すか迷ったときの確認方法まで解説します。
在職証明書の発行に角印と代表者印の両方は必要？
在職証明書を発行する際に、角印と代表者印の両方を必ず押す必要があるとは限りません。
まずは提出先から角印・代表者印などの指定があるかを確認し、指定がない場合は会社の社内規程に沿って押印する印鑑を判断しましょう。
角印と代表者印の両方が必須とは限らない
在職証明書では、角印と代表者印の両方を必ず押すという一律の決まりはありません。
角印だけ、代表者印だけ、または押印なしで受け付けられる場合もあるため、まずは提出先の指定や会社の発行ルールを確認しましょう。
提出先から印鑑を指定されている場合は指定に従う
提出先から「会社印を押印」「代表者印を押印」などの指定がある場合は、その内容に従います。
指定と異なる印鑑では受理されない可能性もあるため、発行を依頼する前に提出用の様式や案内を確認しておくと安心です。
会社の社内規程によって必要な印鑑が決まることもある
提出先から指定がなくても、会社の社内規程で在職証明書に使用する印鑑が決められている場合があります。
その場合は、角印や代表者印など、会社で定められた発行手順に沿って押印してもらいましょう。
角印と代表者印のどちらを押せばいい？
在職証明書に角印と代表者印のどちらを押すかは、提出先の指定や会社の社内規程を確認して判断します。
会社側で在職証明書に使用する印鑑が決められている場合は社内規程に従い、どちらにも指定がない場合は自己判断で押印せず、提出先へ確認しましょう。
提出先から指定されている印鑑を使う
提出先から角印や代表者印を指定されている場合は、その印鑑を使用します。
指定と異なる印鑑では受理されない可能性もあるため、在職証明書の様式や提出案内を確認してから押印しましょう。
角印と代表者印の違いや、どちらが適切なのか迷う場合は、こちらの記事も参考にしてください。
在職証明書に角印は必要？代表者印との違いと提出前に確認すべきポイント
会社の社内規程で指定されている印鑑を使う
提出先から指定がない場合は、会社の社内規程で使用する印鑑が決められていないか確認します。
角印や代表者印が指定されている場合は、担当者の判断で変更せず、会社の発行手順に沿って押印します。
指定がなければ提出先に確認する
提出先にも会社にも指定がない場合は、在職証明書を提出する相手に確認しておくと安心です。
「角印でよいか」「代表者印が必要か」を事前に確認しておけば、提出後の押し直しや再発行を防ぎやすくなります。
在職証明書の印鑑で迷ったときの注意点
在職証明書の印鑑で迷った場合は、念のために角印と代表者印の両方を押せばよいと自己判断するのは避けましょう。
ここでは、在職証明書へ押印するときに注意したい3つのポイントを説明します。
自己判断で角印と代表者印の両方を押さない
必要な印鑑が分からなくても、自己判断で角印と代表者印の両方を押すのは避けましょう。
提出先の指定と異なる可能性があるため、事前に必要な印鑑を確認してから押印することが大切です。
提出先が印鑑不要としている場合は押印しない
提出先が「押印不要」としている場合は、角印や代表者印を追加で押す必要はありません。
念のために押印するのではなく、提出要項や指定様式に記載された条件に沿って提出しましょう。
「そもそも在職証明書は押印なしでも提出できるの？」と気になる場合は、こちらの記事で確認できます。
▶在職証明書の押印廃止はいつから？押印なしで提出できるケースを解説
会社独自の押印ルールがある場合はそれを優先する
会社独自の押印ルールがある場合は、使用する印鑑や押印方法など、定められた手順に従います。
担当者の判断で変更せず、社内のルールを確認したうえで在職証明書を発行しましょう。
まとめ
在職証明書は、角印と代表者印の両方が必ず必要とは限りません。
まずは提出先の指定を確認し、指定がなければ会社の発行ルールに沿って対応しましょう。
どちらにも明確な指定がない場合は、自己判断で押印せず、提出先へ確認しておくと安心です。
必要な印鑑を事前に確認し、差し戻しや再発行を防ぎましょう。
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